مائیکروسافٹ ایکسل میں آپ میلنگ لسٹ بنا سکتے ہیں، اکاؤنٹنگ رکھ سکتے ہیں، اور یقیناً ہر قسم کے دوسرے حساب کتاب کر سکتے ہیں۔ ایکسل کی بنیادی باتیں اتنی پیچیدہ نہیں ہیں۔ Excel کے لیے ان دس آسان نکات کے ساتھ آپ کلاسک پروگرام کو اور بھی زیادہ آسانی اور تیزی سے استعمال کر سکتے ہیں۔
ٹپ 01: سبھی کو منتخب کریں۔
ہم ایک کافی آسان چال کے ساتھ شروع کریں گے، لیکن ایک جو بہت مفید ہے۔ اگر آپ اسپریڈشیٹ میں ہر چیز کو منتخب کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کلیدی مجموعہ Ctrl+A استعمال کرسکتے ہیں۔ اس کلیدی امتزاج کے ساتھ مسئلہ یہ ہے کہ یہ ہمیشہ ایکسل میں آپ کی ورک شیٹ سے تمام ڈیٹا کو منتخب نہیں کرتا ہے۔ اگر آپ کی اسپریڈشیٹ میں ڈیٹا کی ایک سیریز ہے جس کے بعد ایک خالی کالم ہے اور آپ Ctrl+A دباتے ہیں، تو اکثر صرف وہی بلاک منتخب کیا جاتا ہے جس میں ماؤس پوائنٹر موجود ہوتا ہے۔ Ctrl+A دوبارہ دبائیں اور آپ کے پاس تمام ڈیٹا موجود ہوگا۔ اور اگر آپ قدرے اناڑی ہیں (اور ہمیں اس کا تجربہ ہے) اور اگر آپ A کو کئی بار دباتے ہیں (یا غلطی سے کوئی دوسری کلید دباتے ہیں) تو ہر چیز اس حرف A سے بدل جائے گی۔ خوش قسمتی سے، اسے اس کے ساتھ بحال کیا جا سکتا ہے۔ فنکشن کالعدم. کیا اب آپ کے ساتھ اکثر ایسا ہوتا ہے اور آپ اپنی ورک شیٹ سے تمام ڈیٹا کو منتخب کرنے کا دوسرا طریقہ چاہتے ہیں؟ پھر قطار 1 کے اوپر چوراہے پر اوپر بائیں طرف اور مثلث پر سیل A کے بائیں طرف کلک کریں اور سب کچھ منتخب ہو جاتا ہے۔
ٹپ 02: متعدد قطاریں شامل کریں۔
ایکسل میں قطار یا کالم شامل کرنا کافی آسان ہے۔ آپ سرخی کے نیچے ربن میں ہوم ٹیب میں کر سکتے ہیں۔ خلیات پر کلک کریں داخل کریں، اور اسے منتخب کریں۔ پتیوں کی قطاریں یا لیف کالم. دوسرا آپشن یہ ہے کہ سیل پر دائیں کلک کریں اور پھر انتخاب کریں۔ داخل کریں / پوری قطار یا پورا کالم. اگر آپ ایک قطار کا انتخاب کرتے ہیں، تو اسے قطار کے اوپر ڈال دیا جائے گا جہاں آپ کا ماؤس پوائنٹر واقع ہے، اگر آپ ایک کالم کا انتخاب کرتے ہیں تو اسے کالم کے بائیں جانب شامل کر دیا جائے گا جہاں آپ کا ماؤس پوائنٹر واقع ہے۔ کیا آپ صرف ایک قطار نہیں ڈالنا چاہتے، بلکہ تقریباً بیس؟ پھر یہ یقیناً بوجھل ہے۔ خوش قسمتی سے، مائیکروسافٹ نے اس کے بارے میں سوچا ہے. فرض کریں کہ آپ بیس قطاریں شامل کرنا چاہتے ہیں، پھر بائیں طرف ایک قطار نمبر پر کلک کریں اور ماؤس کو نیچے کھینچیں جب تک کہ آپ بیس قطاریں منتخب نہ کر لیں۔ اس انتخاب پر دائیں کلک کریں اور منتخب کریں۔ داخل کریں. ایکسل اب خود بخود سمجھتا ہے کہ آپ قطاریں شامل کرنا چاہتے ہیں، اور آپ نے جتنی قطاریں منتخب کی ہیں وہی شامل کرتا ہے۔ یقینا یہ کالموں کے ساتھ بھی اسی طرح کام کرتا ہے۔
ایکسل فلیش فل کا استعمال کرتے ہوئے آسانی سے مختلف فارمیٹس کو سیدھ میں کر سکتا ہے۔ ٹپ 03: فلیش فل
فرض کریں کہ آپ کے پاس ناموں اور پتوں سے بھرا ایک دستاویز ہے، لیکن ہر قدر بالکل مختلف انداز میں لکھی گئی ہے۔ ایک نام کا بڑا حرف ہے، دوسرے میں نہیں۔ ایک زپ کوڈ میں نمبر اور حروف کے درمیان ایک جگہ ہوتی ہے، لیکن دوسرے میں سب کچھ ایک ساتھ چپکا ہوا ہوتا ہے۔ آپ یقیناً ہر چیز کو ویسا ہی چھوڑنے کا انتخاب کر سکتے ہیں یا ہر چیز کو دستی طور پر ایڈجسٹ کر سکتے ہیں۔ لیکن کیا ہوگا اگر ہم آپ کو بتائیں کہ یہ بہت آسان بھی ہوسکتا ہے؟ ایکسل فلیش فل فنکشن کے ساتھ آپ کے لیے بہت سی چیزوں کو آسانی سے درست کر سکتا ہے۔ اب پہلے ناموں کی قطاروں پر غور کریں، یہ فرض کرتے ہوئے کہ پہلا اور آخری نام الگ الگ کالم میں ہیں۔ پہلے ناموں کے ساتھ پورا کالم منتخب کریں، ایکسل میں ایک نئی ورک شیٹ بنائیں اور اس کالم کو اس ورک شیٹ میں چسپاں کریں۔ اب پہلے تین ناموں کے بالکل ساتھ والے کالم میں اس طرح ٹائپ کریں جس طرح انہیں لکھا جانا چاہیے (یعنی بڑے حرف کے ساتھ)۔ جیسا کہ آپ ٹائپ کرتے ہیں، ایکسل پہلے ہی اشارہ کرتا ہے کہ یہ باقی کالم کو درست کر سکتا ہے۔ اگر آپ اس پیش نظارہ کے دوران Enter دباتے ہیں، تو یہ فوری طور پر پورے کالم پر عمل میں آتا ہے۔ اگر آپ بعد میں خود کارروائی شروع کرنا چاہتے ہیں، تو آپ اسے Ctrl+E کے ساتھ کر سکتے ہیں۔
کیلکولیٹر
اگرچہ ایکسل چیزوں کا حساب لگانے میں بہت اچھا ہے، لیکن کبھی کبھی ونڈوز کیلکولیٹر میں کسی چیز کا حساب لگانا تیز اور زیادہ خوشگوار ہو سکتا ہے (اور پھر ایکسل کے اندر اس قدر کے ساتھ کچھ کریں)۔ مثال کے طور پر، اگر آپ غلطی سے اپنی موجودہ ورک شیٹ کو تبدیل نہیں کرنا چاہتے ہیں۔ کچھ کی بورڈز میں ایک ہاٹکی ہوتی ہے جو ونڈوز کیلکولیٹر کو کال کرتی ہے، لیکن یہ تمام کی بورڈز کے لیے درست نہیں ہے۔ کیا آپ جانتے ہیں کہ آپ Excel کے اندر کیلکولیٹر میں آسانی سے شارٹ کٹ شامل کر سکتے ہیں؟ ایسا کرنے کے لیے، سب سے اوپر Save، Undo، اور Redo آئیکنز کے آگے نیچے تیر پر کلک کریں، پھر مزید اسائنمنٹس مینو میں جو پھیلتا ہے۔ اب آپشن کا انتخاب کریں۔ کیلکولیٹر بائیں پین میں (اگر آپ کو یہ نظر نہیں آتا ہے، تو سب سے پہلے اوپر والے ڈراپ ڈاؤن مینو میں سے انتخاب کریں۔ تمام اسائنمنٹس) اور اسے دائیں پین میں شامل کریں۔ کیلکولیٹر کو اب کوئیک لانچ ٹول بار میں ایک آئیکن کے طور پر شامل کیا گیا ہے۔ یقیناً یہ صرف کیلکولیٹر کے لیے مخصوص نہیں ہے، اصولی طور پر آپ یہاں ایکسل کے اندر موجود تمام فنکشنز کو شامل کر سکتے ہیں۔
ٹپ 04: قطار/کالم کو منجمد کریں۔
جب آپ Excel میں بہت کم ڈیٹا کے ساتھ کام کر رہے ہوتے ہیں، تو یہ دیکھنا بہت آسان ہوتا ہے کہ آپ کس کالم یا قطار میں کام کر رہے ہیں۔ عام طور پر آپ کے پاس ورک شیٹ کے سب سے اوپر اور بائیں سب سے زیادہ سیلز ہوتے ہیں جو ڈیٹا اس قطار/کالم میں ہوتا ہے۔ لیکن جب اتنا ڈیٹا ہوتا ہے کہ آپ کو یہ سب دیکھنے کے لیے اسکرول کرنا پڑتا ہے، تو یہ کافی پریشان کن ہوتا ہے جب آپ یہ نہیں دیکھ پاتے ہیں کہ کسی خاص سیل کا تعلق کس قطار یا کالم سے ہے۔ آپ اسے آسانی سے ایک قطار یا کالم کو پن کر کے حل کر سکتے ہیں۔ جب آپ ایسا کرتے ہیں تو، سوال میں موجود قطار یا کالم آپ کے دستاویز میں اسکرول کرتے وقت نہیں ہلے گا، لہذا آپ ہمیشہ دیکھ سکتے ہیں کہ ایک خاص سیل کس سے تعلق رکھتا ہے۔ فنکشن بہت آسان ہے، لیکن بعض اوقات الجھن کا باعث بنتا ہے کیونکہ بعض اوقات آدھی اسپریڈشیٹ اچانک بلاک ہوجاتی ہے۔ اس کا سب کچھ اس کے ساتھ ہے جہاں آپ ماؤس پوائنٹر رکھتے ہیں۔ پہلی قطار اور پہلے کالم کو منجمد کرنے کے لیے سیل B2 پر کلک کریں۔ اب جب آپ ربن پر کلک کرتے ہیں۔ تصویر اور پھر بلاک / بلاک ٹائٹلز، پھر قطار 2 سے اوپر کی ہر چیز اور سیل B کے بائیں طرف کی ہر چیز (یعنی اس صورت میں قطار 1 اور کالم A) مقفل ہو جائے گی۔ آپ کے ذریعے رابطہ منقطع کر سکتے ہیں۔ بلاک/انلاک عنوان.
ٹپ 05: بہت تیزی سے شامل کریں۔
آپ Excel کے ساتھ انتہائی پیچیدہ حسابات کر سکتے ہیں، لیکن بعض اوقات آپ صرف یہ جاننا چاہتے ہیں کہ آپ کی اسپریڈشیٹ میں متعدد اقدار کا مجموعہ کیا ہے۔ نظریاتی طور پر، یقیناً، آپ صفائی کے ساتھ اس کے لیے ایک فارمولہ بنا سکتے ہیں، لیکن چونکہ یہ عام طور پر استعمال ہونے والا فنکشن ہے، ایکسل نے اسے بہت آسان بنا دیا ہے۔ اپنی اسپریڈشیٹ میں قدروں کی ایک رینج کو شامل کرنے کے لیے، آپ کو بس نیچے سیل پر کلک کرنا ہے یا ان اقدار کی رینج کے آگے جس کو آپ ایک ساتھ شامل کرنا چاہتے ہیں، پھر Alt+= دبائیں۔ SUM فنکشن اب خود بخود اقدار کی حد پر لاگو ہوتا ہے اور نتیجہ فعال سیل میں ظاہر ہوتا ہے۔ اگر آپ کی بورڈ شارٹ کٹس پسند نہیں کرتے ہیں، تو آپ بٹن پر بھی کلک کر سکتے ہیں۔ آٹو سم ٹیب میں شروع کریں۔ عنوان کے تحت عمل کے لئے. اگر آپ آٹو سم کے دائیں طرف تیر پر کلک کرتے ہیں، تو آپ کو وہاں بہت سے دوسرے فوری فنکشنز ملیں گے۔ مثال کے طور پر، اقدار کی ایک سیریز کی اوسط کا حساب لگانے کے لیے، یا یہ بتانے کے لیے کہ ڈیٹا کی سیریز میں کتنے نمبر ہیں (ان اقدار کو ایک ساتھ شامل کرنے کے بجائے)۔
کیا آپ کے کپ بہت زیادہ جگہ لے رہے ہیں؟ پھر آپ صرف پڑھنے کی سمت تبدیل کرتے ہیں، ٹھیک ہے؟
