ڈرامہ کلب کی انتظامیہ کو ترتیب دینے یا کامکس کے بڑھتے ہوئے مجموعہ کو منظم کرنے کے لیے، آپ کو ڈیجیٹل مینجمنٹ سسٹم کی ضرورت ہے۔ اس کے بعد آپ فہرستوں، میلنگز اور لیبلز کو پرنٹ کرنے کے لیے سمارٹ سرچ فنکشن استعمال کر سکتے ہیں۔ اس بات سے گریز کریں کہ آپ کا انتظامی نظام ایک بے ترتیبی، مردہ گلی میں ختم ہو جائے اور ڈیٹا بیس کا استعمال کریں! مفت پروگرام Sodadb کے ساتھ آپ ایک آن لائن ڈیٹا بیس ترتیب دے سکتے ہیں جسے آپ آسانی سے دوسروں کے ساتھ شیئر کر سکتے ہیں۔
ٹپ 01: 10,000 ریکارڈز
وہاں کچھ مفت آن لائن ڈیٹا بیس حل موجود ہیں۔ یہاں ہم Sodadb (Simple Online Database) استعمال کرتے ہیں، جو ایک آن لائن ڈیٹا بیس مینیجر ہے جو اپنی صارف دوستی پر فخر کرتا ہے۔ اسے صارف کے لیے ہر ممکن حد تک آسان بنانے کے لیے، بنانے والوں نے ماہرانہ افعال کو ختم کر دیا ہے۔ مفت ورژن میں، آپ 10,000 ریکارڈز کا انتظام کر سکتے ہیں، جو کہ زیادہ تر گھریلو صارفین کے لیے کافی ہے۔ اگر آپ اسے 35,000 ریکارڈز تک بڑھانا چاہتے ہیں تو آپ ہر ماہ $3.49 ادا کرتے ہیں۔ Sodadb میں بیرونی فائلوں کو ریکارڈ کے ساتھ منسلک کرنے کے لیے اپ لوڈ کرنا ممکن ہے، لیکن مفت ورژن میں اسٹوریج کی جگہ بہت محدود ہے۔ آپ ویب ایڈریس کے ذریعے ڈیٹا بیس کا اشتراک اور ترمیم کر سکتے ہیں۔ اس کے علاوہ، Sodadb سرور سے کنکشن کو انکرپٹ کرتا ہے، تاکہ آپ کا ڈیٹا محفوظ رہے۔ اور آخر میں، اصولی طور پر کسی رجسٹریشن کی ضرورت نہیں ہے۔ www.sodadb.com پر سرف کریں اور شروع کریں۔
ڈیٹا بیس بمقابلہ اسپریڈشیٹ
اسپریڈ شیٹس اور ڈیٹا بیس کا استعمال ڈیٹا کو منظم کرنے، ذخیرہ کرنے، تلاش کرنے اور اس میں ترمیم کرنے کے لیے کیا جاتا ہے۔ ایک اسپریڈشیٹ ایک ہی قسم کے بہت سارے ڈیٹا کو سنبھالنے کے لیے کام آتی ہے، جیسے کہ ایک لمبی لیکن سادہ ایڈریس لسٹ۔ تاہم، اگر آپ ایک دوسرے کے سلسلے میں ڈیٹا کے مختلف ذرائع دیکھنا چاہتے ہیں، تو آپ کو ایک ڈیٹا بیس کی ضرورت ہے۔ ایک ڈیٹا بیس سٹیرائڈز پر ایک اسپریڈ شیٹ کی طرح ہے۔ ڈیٹا بیس میں بہت سارے (سینکڑوں یا ہزاروں) ڈیٹا کو منظم کرنا آسان ہے۔ مزید یہ کہ اس طرح کا ڈیٹا بیس جدید تلاش کے ذریعے ڈیٹا اکٹھا کرنے کے لیے بنایا گیا ہے۔ تلاش کے نتیجے سے آپ پھر، مثال کے طور پر، لیبل پرنٹ کر سکتے ہیں یا ای میل بھیج سکتے ہیں۔ آپ مختلف صارف گروپوں کو مختلف حقوق بھی آسانی سے تفویض کر سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، ایک گروپ کو صرف بنیادی معلومات دیکھنے کی اجازت ہے، جب کہ ایک گروپ ایسا بھی ہے جسے ڈیٹا میں ترمیم کرنے کی اجازت ہے، اور ایک گروپ جو صرف اس ڈیٹا کو دیکھ سکتا ہے اور اس میں ترمیم کرسکتا ہے جو ان گروپ ممبرز نے خود درج کیا ہے۔
ٹپ 02: ٹیمپلیٹس
اگر آپ نے کبھی بھی ڈیٹا بیس کے ساتھ کام نہیں کیا ہے تو، ٹیمپلیٹس پر ایک نظر ڈالنا بہتر ہے۔ اوپر دائیں طرف ہیں ٹیمپلیٹس سبز باکس میں. وہ امید افزا نظر آتے ہیں: ایک ذاتی ایڈریس بک، موسیقی کا مجموعہ، فلم اور کتابوں کا مجموعہ، کاروباری رابطے اور بہت کچھ۔ آپ ٹیمپلیٹس کے سیٹ کو بڑھا سکتے ہیں اور پھر آپ کو اور بھی زیادہ ملے گا: ایک آن لائن پٹیشن، کسٹمر بیس وغیرہ۔ ان لنکس کے نیچے آپ کو لنک بھی نظر آئے گا۔ شروع سے شروع کریں۔ ان لوگوں کے لیے جو شروع سے شروع کرنا چاہتے ہیں۔ ٹیمپلیٹس کو ترتیب دیا گیا ہے۔ ذاتی اور کاروبار. اگر آپ کو ڈیٹا بیس کو ڈیزائن کرنا بہت مشکل لگتا ہے تو، ڈیزائنر ڈیٹا بیس کو آپ کی ذاتی خواہشات کے مطابق ڈھالنے کے لیے تیار ہے، جس کے لیے وہ صرف ایک چھوٹا سا عطیہ مانگتا ہے۔
آپ کسی ٹیمپلیٹ سے شروع کر سکتے ہیں، مفید ہے اگر آپ نے پہلے کبھی ڈیٹا بیس کے ساتھ کام نہیں کیا ہے۔ ٹپ 03: خفیہ URL
سے شروع کرتے ہیں۔ ذاتی ایڈریس بک. اگلی ونڈو میں، ایک چوڑی نارنجی بار اسکرین کے کچھ حصے کو روکتی ہے۔ Sodadb آپ کے ڈیٹا بیس کو خفیہ انٹرنیٹ ایڈریس پر شائع کرنے کے لیے آپ کا ای میل ایڈریس مانگتا ہے۔ اس ذاتی یو آر ایل کے ذریعے پروگرام اگلی بار کے لیے ڈیزائن اور تمام سیٹنگز کو محفوظ کر لے گا۔ اپنا ای میل ایڈریس درج کرنے کے بعد، Sodadb پوچھے گا کہ کیا یہ آپ کا پہلا آن لائن ڈیٹا بیس ہے۔ اگر آپ نے اس ٹول کے ساتھ اور بھی زیادہ ڈیٹا بیس بنائے ہیں، تو آپ ان کا ایک ساتھ انتظام کر سکتے ہیں۔ اگر آپ صرف ٹیمپلیٹ پر ایک نظر ڈالنا چاہتے ہیں تو کلک کریں۔ میں یہ بعد میں کروں گا۔.
متعدد ڈیٹا بیس
صرف اس لیے کہ آپ کو ایک ای میل ایڈریس درج کرنا ہے اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ صرف ایک ڈیٹا بیس بنا سکتے ہیں۔ آپ ایک ہی ای میل ایڈریس سے متعدد ڈیٹا بیس کو لنک کر سکتے ہیں۔ ٹیب میں میری دوسری شکلیں۔ آپ کو وہ تمام ڈیٹا بیس مل جائیں گے جو آپ نے اس پروگرام کے ساتھ بنائے ہیں۔
ٹپ 04: ریکارڈز اور فیلڈز
آپ ذاتی ایڈریس بک کی ورک ونڈو میں اعلان پڑھ سکتے ہیں۔ ریکارڈ نہیں ملا. ایک ڈیٹابیس ان ریکارڈز سے بنا ہوتا ہے جس کا آپ انفارمیشن شیٹس سے موازنہ کر سکتے ہیں۔ ہر ریکارڈ میں مختلف شعبوں کا ڈیٹا ہوتا ہے۔ کھیتوں کے نام جلی حروف میں ہیں۔ یہ فیلڈ کے نام فی الحال انگریزی میں ہیں۔ ان فیلڈز میں ترمیم کرنے کے لیے آپ کو پر جانا ہوگا۔ اختیارات کا مینو، سب سے اوپر بائیں. اس مینو کو کھولیں اور کلک کریں۔ اپنی مرضی کے فیلڈز ترتیب دیں۔. Sodadb کے ساتھ، ہر ریکارڈ میں زیادہ سے زیادہ 35 فیلڈز شامل ہو سکتے ہیں: یہ بہت زیادہ معلومات ہے۔ چیزوں کو قدرے واضح رکھنے کے لیے، Sodadb ان 35 فیلڈز کو 5 کے گروپس میں بناتا ہے۔
ٹپ 05: فیلڈز میں ترمیم کریں۔
پہلے گروپ پر کلک کریں: فیلڈز 1-5 دکھائیں۔. شروع کرنے کے لیے، آپ انگریزی فیلڈ کے ناموں کو ڈچ اصطلاحات سے بدل سکتے ہیں۔ جب ٹیمپلیٹ میں ایسی فیلڈز ہوں جو آپ نہیں دکھانا چاہتے ہیں، تو آپ ترتیب دے کر انہیں پوشیدہ بنا سکتے ہیں۔ نظر آنے والا پر نہیں ترتیب دیں آپ ہر فیلڈ کے نام میں مدد کا متن شامل کر سکتے ہیں۔ یہ وہ متن ہے جو فیلڈ کے نیچے ہلکے بھوری رنگ میں ظاہر ہوگا تاکہ صارفین کو تمام ڈیٹا کو صحیح طریقے سے داخل کرنے میں مدد ملے۔ اس طرح آپ اشارہ کرتے ہیں، مثال کے طور پر، کسی تاریخ کو کیسے نوٹ کیا جانا چاہیے۔ اس ٹیمپلیٹ میں، فیلڈز 1 سے 5 سب کے سب ہیں۔ کالم کی قسم. ان پہلے پانچ سے مطمئن ہیں؟ پھر فیلڈز 6 سے 10 کو ایڈجسٹ کریں، وغیرہ۔ پر مت بھولنا محفوظ کریں۔اس ونڈو کو بند کرنے سے پہلے بٹن۔
نیچے گرجانا
کسی مخصوص فیلڈ میں صرف مخصوص اختیارات کی اجازت دینے کے لیے، آپ ڈراپ ڈاؤن مینو کے ساتھ کام کرتے ہیں۔ اس مثال میں ہم صوبہ کو فیلڈ 6 میں لکھیں گے۔ ان پٹ فیلڈ کی قسم میں ترمیم کرنے کے لیے، اب جہاں بائیں جانب بٹن پر کلک کریں۔ کالم کی قسم کھڑا ہے یہاں آپ آپشن منتخب کریں۔ نیچے گرجانا. سبز خانے میں نئی پسند کی قدریں درج کریں، مثال کے طور پر: 1_Drenthe:2_Flevoland:3_Friesland علی هذا القیاس.
ٹپ 06: دستی طور پر بھریں۔
تمام فیلڈ کے نام جنہیں آپ نے ایڈجسٹ کیا ہے صاف نظر آتے ہیں اور مدد کا متن بھی واضح ہے۔ جب تمام فیلڈز تیار ہو جائیں، آپ پہلے ریکارڈ کو دستی طور پر پُر کر سکتے ہیں۔ بٹن دبائیں نئی اور پھر پہلی چپ نمودار ہوتی ہے، جسے فوراً سیریل نمبر دیا جاتا ہے۔ ایک بار جب آپ پہلا فارم مکمل کر لیتے ہیں، تو بٹن آتا ہے۔ محفوظ کریں اور نیا اگلا ریکارڈ تیار کرنے کے لیے۔ جب آپ تیار ہوں تو کلک کریں۔ محفوظ کریں۔. یہ آپ کو کالم کے جائزہ پر واپس لے جاتا ہے جہاں تمام ریکارڈ ایک دوسرے کے نیچے ظاہر ہوتے ہیں۔
امپورٹنگ کو آسانی سے چلانے کے لیے، ویب سائٹ پر ایک امپورٹ ٹیمپلیٹ موجود ہے۔ ٹپ 07: ایکسل ٹو ڈیٹا بیس
اگر آپ کے پاس ایکسل یا ورڈ میں فہرست ہے، تو آپ یقیناً اس معلومات کو دوبارہ ٹائپ کر سکتے ہیں، لیکن یہ ایک بورنگ کام ہے۔ اس کے علاوہ، ٹائپنگ کی غلطیاں اس طرح سے ڈیٹا بیس میں ختم ہونے کی ضمانت ہیں۔ لہذا، موجودہ فہرست کو Sodadb میں درآمد کرنا بہت زیادہ معنی خیز ہے۔ یہ پروگرام صرف csv فائل کے طور پر محفوظ کردہ ڈیٹا کو درآمد کرتا ہے۔ Csv کا مطلب 'کوما سے الگ کردہ اقدار' ہے، لہذا ڈیٹا کو کوما سے الگ کیا جانا چاہیے۔ اس کے علاوہ، فائل میں آپ کے ڈیٹابیس میں جتنے کالم ہیں، اتنے ہی کالم ہونے چاہئیں۔
ٹپ 08: ٹیمپلیٹ درآمد کریں۔
اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ درآمدی عمل آسانی سے چلتا ہے، ویب سائٹ پر ایک درآمدی ٹیمپلیٹ موجود ہے۔ آپ اسے کے ذریعے تلاش کر سکتے ہیں۔ اختیارات کا مینو اور وہاں آپ کا انتخاب کرتے ہیں اپنا ڈیٹا درآمد کریں۔. اس باکس میں، کلک کریں۔ اپنا ڈیٹا بیس ٹیمپلیٹ ڈاؤن لوڈ کریں۔. چند سیکنڈ بعد آپ کے پاس ایک CSV فائل ہوگی جسے Excel میں کھولا جا سکتا ہے۔ اس اسپریڈشیٹ میں تمام کالم آپ کے بنائے ہوئے ڈیٹا بیس کی بنیاد پر پہلے سے ہی تیار ہیں۔ اب ڈیٹا کی اپنی پرانی فہرست کھولیں۔ ڈیٹا کو کاپی کریں اور اسے ایکسل ٹیمپلیٹ کے مناسب کالموں میں چسپاں کریں۔ پھر اس ایکسل فائل کو اس طرح محفوظ کریں: ایک کوما الگ کیا گیا ہے۔ اقدار (.csv)۔ اس کے بعد آپ پر واپس جائیں گے۔ اختیارات کا مینو. نیچے کلک کریں۔ اپنا ڈیٹا درآمد کریں۔ بٹن پر فائل منتخب کریں. وہ .csv فائل منتخب کریں جو آپ نے ابھی تیار کی ہے۔ اور تمام ڈیٹا آن لائن ڈیٹا بیس میں آپ کو ایک حرف بھی ٹائپ کیے بغیر صاف طور پر رول کرتا ہے۔
اگر آپ کو درآمد کا طریقہ کار اب بھی مشکل لگتا ہے تو آپ ڈویلپر سے رابطہ کر سکتے ہیں۔ Sodadb ویب سائٹ پر ہم نے پڑھا ہے کہ ڈیزائنر آپ کے لیے ڈیٹا درآمد کرنا چاہتا ہے۔ اس کے لیے وہ صرف ایک چھوٹا سا تحفہ مانگتا ہے۔
ٹپ 09: آسان تلاش
جب ڈیٹا بیس سینکڑوں یا شاید ہزاروں ریکارڈز پر مشتمل ہو، تو آپ سرچ فنکشن کے بغیر نہیں کر سکتے۔ سرچ فارم آپ کو مختلف منطقی مساوات کا استعمال کرتے ہوئے ڈیٹا بیس سے مشورہ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ فرض کریں کہ آپ ایلیس جانسن کا ڈیٹا تلاش کرنا چاہتے ہیں، پھر کلک کریں۔ عام تلاش کا فارم دکھائیں۔. اس سے ایک سرچ فارم سامنے آئے گا جس میں تمام فیلڈز دستیاب ہیں۔ آپ تلاش کے میدان کے آگے درج کریں۔ پہلا نام اصطلاح ایلیس میں اور میں آخری نام اصطلاح جانسن. پھر مطلوبہ الفاظ کے نیچے تلاش کے بٹن پر کلک کریں تاکہ اس تلاش سے مماثل ریکارڈز تلاش کریں۔
تلاشیں محفوظ کریں۔
مثال کے طور پر، اگر آپ نے دیکھا ہے کہ جنوری میں کس کی سالگرہ ہے اور فروری میں کس کی سالگرہ ہے، تو آپ بعد کے لیے ان جدید اسائنمنٹس کو ریکارڈ کر سکتے ہیں۔ محفوظ شدہ تلاشیں اوپر بائیں جانب سرچ باکس میں یکے بعد دیگرے ظاہر ہوتی ہیں۔ آپ اسے سفید تیر والے نیلے باکس پر کلک کرکے کھول سکتے ہیں۔
کچھ صارفین کو صرف ڈیٹا دیکھنے کی اجازت ہے، دوسروں کو بھی معلومات داخل کرنے اور تبدیل کرنے کی اجازت ہے۔ ٹپ 10: اعلی درجے کی تلاش
Sodadb کے ساتھ اعلی درجے کی تلاش کرنا ممکن ہے۔ یہ حقیقت میں اس سے کہیں زیادہ آسان ہے۔ تلاش کا سوال جو ہم نے ابھی فیلڈ بکس کے ذریعے داخل کیا ہے وہ تلاش کے میدان میں اس طرح ظاہر ہوتا ہے۔ # پہلا نام # = 'ایلس' اور # آخری نام # = 'جانسن'. تلاش میں، فیلڈ ہیش کے نشانات میں بند ہے اور تلاش کی اصطلاح واحد کوٹس میں بند ہے۔ تو اگر آپ #FirstName# = 'Elise' یا #FirstName# = 'Elisa' ، Sodadb پہلے ناموں ایلیس یا ایلیسا کے ساتھ تمام ریکارڈ تلاش کرتا ہے۔ کیا آپ نے ہزاروں سی ڈیز کا ڈیٹا بیس بنایا ہے جو کہ فیلڈز پر مشتمل ہے: فنکار, البم, سی ڈیز کی تعداد. پھر آپ کو تلاش کے ساتھ مل جائے گا #سی ڈیز کی تعداد# <'5' تمام فنکار جن کی آپ کے پاس پانچ سے کم سی ڈیز ہیں۔ یہاں تمام منطقی افعال اور ممکنہ تلاشوں کا احاطہ کرنا بہت دور جا رہا ہے، اس پروگرام کے ہیلپ فنکشن میں بہت ساری مثالیں موجود ہیں۔
ٹپ 11: اضافی صارفین
ڈیٹا بیس سے معلومات کا اشتراک کرنے کے لیے، صارفین کو شامل کریں۔ کچھ کو ڈیٹا دیکھنے کی اجازت ہے، دوسروں کو معلومات داخل کرنے اور تبدیل کرنے کی بھی اجازت ہے۔ پر کلک کریں اختیارات کا مینو. سب سے پہلے آپ کو بٹن کے ذریعے ڈیٹا بیس کی حفاظت کرنی ہوگی۔ اپنے ڈیٹا بیس کی حفاظت کریں۔. ایسا کرنے کے لیے، آپ کو اپنا ای میل ایڈریس درج کرنے کی ضرورت ہوگی (اگر آپ کے پاس پہلے سے نہیں ہے)۔ پھر اندر کلک کریں۔ اختیارات کا مینو تفویض پر اپنے ذیلی صارفین کو سیٹ کریں۔. آپ ان لوگوں کے ای میل ایڈریس درج کریں جنہیں ڈیٹا بیس تک رسائی حاصل ہوگی۔ اسی وقت آپ فیصلہ کرتے ہیں کہ آیا وہ ریکارڈز دیکھ سکتے ہیں یا شامل کر سکتے ہیں اور تبدیل کر سکتے ہیں۔ تیسرا امکان یہ ہے کہ وہ صرف ان ریکارڈوں تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں (دیکھیں، شامل کریں اور تبدیل کریں) جو وہ خود داخل کرتے ہیں۔
ٹپ 12: ترمیمی ٹولز
ڈیزائن ویو میں، آپ ہر ریکارڈ کے بائیں جانب پائے جانے والے مختلف ٹولز کے ذریعے ریکارڈز میں مزید ترمیم کر سکتے ہیں۔ چار شبیہیں ہیں: عمل کے لئے, دکھانے کے لیے, دور اور مزید زرائے. پہلے تین شبیہیں خود وضاحتی ہیں، بلکہ مزید زرائے (سبز جمع نشان) ایک دلچسپ ہے۔ اس آئٹم کے نیچے جیسے کمانڈز ہیں۔ کلپ بورڈ پر کاپی کریں۔, پرنٹ ریکارڈ, ای میل بھیجیں, ویب سائٹ پر جائیں۔ اور نقشے پر دیکھیں. آیا آپ ان اسائنمنٹس کو مفید طریقے سے استعمال کر سکتے ہیں اس کا انحصار ریکارڈ میں موجود معلومات پر ہے۔ اگر ڈیٹا میں ایڈریس یا GPS کوآرڈینیٹ شامل ہیں، تو آپ پینل میں Google Maps کے نقشے کو کھولنے کے لیے نقشے پر دیکھیں کا استعمال کر سکتے ہیں۔ اگر ریکارڈ میں ای میل ایڈریس ہے، تو اسائنمنٹ ای میل بھیجیں دوبارہ مفید. لہذا آپ یہاں سے انفرادی ریکارڈ بھی پرنٹ کرسکتے ہیں، انہیں CSV فائل میں ایکسپورٹ کرسکتے ہیں، یا کمپیوٹر کلپ بورڈ پر کاپی کرسکتے ہیں۔
برآمد کریں۔
میں اختیارات کا مینو csv یا txt فائلوں میں تمام یا صرف پائے جانے والے ریکارڈ کو ایکسپورٹ کرنے کے لیے ایک آسان ایکسپورٹ فنکشن بھی ہے۔ جب ریکارڈز میں ای میل پتے ہوتے ہیں، تو آپ براہ راست میلنگ لسٹ میں بھی برآمد کر سکتے ہیں۔ اور ان لوگوں کے لیے جو اب بھی پرانے زمانے کے ایڈریس لیبل پرنٹ کرنا چاہتے ہیں، وہاں فنکشن موجود ہے۔ لیبلز کے لیے متعدد کالم برآمد کریں۔.
