ایکسل میں ایک ورک شیٹ میں ہزاروں کالم اور دس لاکھ سے زیادہ قطاریں ہوسکتی ہیں۔ یہ فائدہ بھی ایک نقصان ہے، کیونکہ اگر آپ ایک ورک شیٹ پر بہت سارے ڈیٹا کو اکٹھا کرتے ہیں، تو یہ جلد ہی بے ترتیبی کا شکار ہو جاتا ہے۔ تمام قسم کے ڈیٹا، فارمولوں اور چارٹس پر کارروائی کرنے کے لیے، ایک ہی فائل میں الگ الگ ورک شیٹس استعمال کرنا بہتر ہے۔
ٹپ 01: نام دینا
ایکسل میں ہر ورک بک ایک یا زیادہ ورک شیٹس پر مشتمل ہوتی ہے۔ جب آپ ڈیٹا کی ایک بڑی مقدار کے ساتھ کام کر رہے ہیں، تو بہتر ہے کہ انہیں ایک ہی ورک بک کی مختلف ورک شیٹس میں ڈالیں۔ اس طرح آپ تمام ڈیٹا کو ایک ساتھ رکھتے ہیں، جبکہ مختلف ڈیٹا گروپس اب بھی واضح طور پر تقسیم ہیں۔ اگر آپ متعدد ورک شیٹس بناتے ہیں، تو Excel ان کو درج ذیل نمبر دے گا: شیٹ 1، شیٹ 2، شیٹ 3، ... لیکن ان کو بہتر طریقے سے منظم کرنے کے لیے، ان کو ایک مخصوص نام دینا بہتر ہے۔ یہ سال، شہر یا مہینے ہو سکتے ہیں، جب تک کہ نام بتاتا ہے کہ ورک شیٹ میں بالکل کیا ہے۔ ذہن میں رکھیں کہ ہر ورک شیٹ کا ایک منفرد نام ہونا چاہیے۔ اس شیٹ ٹیب پر دائیں کلک کریں جس کا آپ نام تبدیل کرنا چاہتے ہیں اور منتخب کریں۔ نام بدلنا. مطلوبہ نام ٹائپ کریں اور پھر ورک شیٹ کے باہر کہیں بھی کلک کریں۔ آپ شیٹ ٹیب کا نام تبدیل کرنے کے لیے اس پر ڈبل کلک بھی کر سکتے ہیں۔
شیٹ ٹیبز دکھائیں۔
اگر آپ کسی سے ایکسل فائل وصول کرتے ہیں، لیکن آپ کو کوئی ورک شیٹ ٹیب نظر نہیں آتا ہے، تو آپشن یہ ہے۔ شیٹ ٹیبز دکھائیں۔ غالباً اس دستاویز کے لیے غیر فعال ہے۔ کے پاس جاؤ فائل / اختیارات / اعلی درجے کی. نیچے چیک کریں۔ اس ورک بک کے لیے اختیارات ڈسپلے کریں۔ یا کے لیے چیک باکس شیٹ ٹیبز دکھائیں۔ فعال ہے.
ایک ہی ورک بک میں ورک شیٹ کو منتقل کرنے سے کہیں زیادہ آسان ہے۔ ٹپ 02: شیٹ داخل کریں۔
ورک شیٹس کے ٹیبز کے آگے آپ کو پلس کے نشان کے ساتھ ایک بٹن ملے گا۔ یہ وہ بٹن ہے جس کے ساتھ آپ ایک نئی ورک شیٹ بناتے ہیں۔ آپ ربن میں ٹیب پر بھی جا سکتے ہیں۔ شروع کریں۔ جانے کے لئے. وہاں آپ گروپ میں انتخاب کرتے ہیں۔ خلیات اسائنمنٹ داخل کریں / داخل کریں شیٹ. ورک شیٹ کو حذف کرنے کے لیے، شیٹ ٹیب پر دائیں کلک کریں اور منتخب کریں۔ دور. یا ٹیب پر واپس جائیں۔ شروع کریں۔ آپ کہاں شیٹ کو حذف کریں / حذف کریں۔ منتخب کرتا ہے.
فرض کریں کہ آپ کے پاس پہلے سے ہی چار ورک شیٹس ہیں اور آپ تین نئی ورک شیٹس شامل کرنا چاہتے ہیں، ایسا کرنے کا تیز ترین طریقہ یہ ہے کہ شفٹ کی کو دبائیں اور ورک شیٹ کے نیچے موجود شیٹ ٹیبز کی تعداد کو منتخب کریں جن کی آپ کو ضرورت ہے۔ پھر منتخب شیٹ ٹیبز پر دائیں کلک کریں اور منتخب کریں۔ داخل کریں. ایکسل ایک بار میں ورک شیٹس کی منتخب کردہ تعداد کو شامل کرتا ہے۔
ٹپ 03: ورک شیٹس کاپی کریں۔
ورک شیٹ کو منتقل کرنا اتنا ہی آسان ہے۔ اپنے ماؤس سے شیٹ ٹیب پر کلک کریں اور شیٹ ٹیبز کی قطار میں شیٹ آئیکن کو مطلوبہ پوزیشن پر گھسیٹیں۔ آپ ورک شیٹ بھی کاپی کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، Ctrl دبائیں اور پھر شیٹ ٹیب کی قطار میں شیٹ ٹیب کو صحیح جگہ پر گھسیٹیں۔ شیٹ آئیکن میں ایک جمع کا نشان ظاہر ہوگا۔ Ctrl کلید جاری کرنے سے پہلے ماؤس کے بٹن کو چھوڑ دیں تاکہ ایکسل منتخب ورک شیٹ کی ایک کاپی اس مقام پر رکھے۔ ایکسل کے macOS ورژن میں، آپ کو ورک شیٹ کی کاپی بنانے کے لیے Ctrl کلید کے بجائے Alt کلید کا استعمال کرنا چاہیے۔
ٹپ 04: دوسری ورک بک کے لیے
ہم نے اب تک ایک ہی ورک بک میں ورک شیٹس کو منتقل کرنے اور کاپی کرنے کے بارے میں بات کی ہے۔ لیکن آپ ورک شیٹ کو دوسری ورک بک میں بھی لے جا سکتے ہیں۔ یقینی بنائیں کہ دونوں ورک بک کھلی ہیں۔ وضاحت کے لیے، ہم اس ورک بک کو کال کریں گے جس سے ہم ورک شیٹ کو WorkbookSource.xlsx کے بطور کاپی کرنا چاہتے ہیں۔ ورک بک جس میں ہم ورک شیٹ پیسٹ کرنا چاہتے ہیں اسے WorkbookTarget.xlsx کہا جاتا ہے۔ WorkbookSource.xlsx میں، اس شیٹ ٹیب پر دائیں کلک کریں جسے آپ کاپی کرنا چاہتے ہیں اور کمانڈ کا انتخاب کریں۔ نقل کریں یا نقل کریں۔. ایک چھوٹی سی ونڈو کھلے گی، جہاں ٹو فولڈر باکس میں آپ منتخب کر سکتے ہیں۔ WorkbookTarget.xlsx منتخب کرتا ہے. نیچے کور شیٹ اس بات کا تعین کریں کہ ورک شیٹ کو کس پوزیشن میں رکھا جانا چاہیے۔ اور نیچے آپ اس بات کی نشاندہی کر سکتے ہیں کہ آیا ایکسل کو منتخب ورک شیٹ کی ایک کاپی بنانی چاہیے۔ اگر آپ اس باکس کو نشان زد نہیں کرتے ہیں، تو ایکسل ورک شیٹ کو کاپی نہیں کرے گا، لیکن اسے ایک فولڈر سے دوسرے فولڈر میں منتقل کر دے گا۔
بس چیک کر رہے ہیں۔
ورک شیٹ کو دوسری ورک بک میں منتقل کرتے وقت، کسی بھی فارمولے پر توجہ دیں جو موجودہ ورک بک میں سیلز کا حوالہ دیتے ہیں۔ جب تک فارمولے ایک ہی ورک شیٹ کے ڈیٹا کے ساتھ بنائے جاتے ہیں، فکر کرنے کی کوئی بات نہیں ہے۔ تاہم، اگر فارمولے استعمال کیے جاتے ہیں جو دوسری ورک شیٹس پر ڈیٹا کا حوالہ دیتے ہیں، تو وہ فارمولے ورک شیٹ کو منتقل کرنے کے بعد درست نہیں رہیں گے۔
متعدد ورک شیٹس کو ایک ساتھ گروپ بنا کر ایڈجسٹمنٹ کا اطلاق کیا جا سکتا ہے۔ٹپ 05: رنگ
اسے واضح رکھنے کے لیے، آپ ٹیبز کو نہ صرف ایک مناسب نام بلکہ رنگ بھی دے سکتے ہیں۔ ورک شیٹ ٹیب پر دائیں کلک کریں اور آپشن کو منتخب کریں۔ ٹیب کا رنگ. یہ پیلیٹ کو تھیم کے رنگوں اور پہلے سے طے شدہ رنگوں کے ساتھ کھولتا ہے۔ اختیار کے ساتھ مزید رنگ ونڈوز کلر چننے والا کھولتا ہے جہاں آپ کوئی بھی رنگ منتخب کر سکتے ہیں۔ اگر شیٹ ٹیب میں اس رنگ کا ہلکا سا میلان ہے، تو اس کا مطلب ہے کہ شیٹ منتخب ہو گئی ہے۔ اصل رنگ کی تبدیلی دیکھنے کے لیے دوسری ورک شیٹ کے ٹیب پر کلک کریں۔
ٹپ 06: گروپ
آپ متعدد ورک شیٹس کو عارضی طور پر گروپ کر کے ایک ساتھ ایڈجسٹمنٹ کا اطلاق کر سکتے ہیں۔ ورک شیٹس کو گروپ کرنے کے لیے، ایک ایک کر کے مختلف شیٹ ٹیبز پر کلک کرتے ہوئے Ctrl کی کو دبائیں۔ جب آپ گروپ کی ایک شیٹ میں سیلز کے ڈیٹا کو کسی خاص رنگ یا فونٹ میں فارمیٹ کرتے ہیں، تو دوسری گروپ شدہ ورک شیٹس میں وہی سیلز اسی فارمیٹ کو اپنائیں گے۔ آپ اس ایک ٹیب پر ڈیٹا بھی ٹائپ کر سکتے ہیں، جس کے بعد وہی ڈیٹا دوسرے ٹیب پر بھی نظر آئے گا۔ غیر گروپ کرنا نہ بھولیں، بصورت دیگر آپ تمام گروپ شدہ ورک شیٹس پر ڈیٹا کو سمجھے بغیر اس میں ترمیم کرتے رہیں گے۔ غیر گروپ کرنے کے لیے، کسی ایک ٹیب پر دائیں کلک کریں اور منتخب کریں۔ شیٹس کو غیر گروپ کریں۔.
ٹپ 07: سوئچنگ
اگر آپ بہت سے ورک شیٹس کے ساتھ کام کرتے ہیں، تو ہو سکتا ہے کہ تمام ٹیبز ایکسل ونڈو میں فٹ نہ ہوں۔ آپ ورک شیٹس کو کئی طریقوں سے براؤز کر سکتے ہیں۔ ونڈوز میں، آپ کو ٹاسک بار کے ایک یا دونوں سروں پر تین افقی نقطے نظر آئیں گے۔ اس سمت میں شیٹ ٹیبز کے ذریعے چکر لگانے کے لیے تین نقطوں پر کلک کریں۔ آپ ٹیب بار کے دائیں اور بائیں تیر بھی استعمال کر سکتے ہیں۔ اگر آپ Ctrl کو دبائے رکھتے ہوئے بائیں تیر پر کلک کرتے ہیں تو آپ پہلی شیٹ پر فلیش کریں گے۔
شارٹ کٹ کیز
شارٹ کٹس کے شوقین، ہم ورک شیٹس کے درمیان تیزی سے سوئچ کرنے کے لیے ایک اور چال دیتے ہیں۔ اگلی شیٹ کو منتخب کرنے کے لیے کی بورڈ شارٹ کٹ Ctrl+Page Down ہے۔ منطقی طور پر، پچھلی شیٹ کو منتخب کرنے کے لیے کی بورڈ شارٹ کٹ Ctrl+Page Up ہے۔ آپ متعدد شیٹس کو منتخب کرنے کے لیے Ctrl اور Shift کیز بھی استعمال کر سکتے ہیں۔ ہم پہلے ہی ٹپ 6 میں Ctrl کے ساتھ طریقہ کی وضاحت کر چکے ہیں۔ رینج میں پہلے اور آخری ٹیبز پر کلک کرتے ہوئے شیٹس کا ایک متصل سیٹ منتخب کرنے کے لیے Shift کو دبا کر رکھیں۔
ٹپ 08: اضافی جگہ
ونڈوز میں، ایکسل ونڈو کے نیچے ایک اسکرول بار ہے جو کافی جگہ لیتا ہے۔ اگر آپ بہت ساری ورک شیٹس کے ساتھ کام کرتے ہیں، تو آپ کے پاس تمام شیٹ ٹیبز دیکھنے کے لیے جگہ ختم ہو جائے گی۔ پھر یہ جان کر خوشی ہوئی کہ آپ ٹیب بار کو لمبا کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، اسکرول بار کے بائیں جانب تین عمودی نقطوں پر اپنے ماؤس پوائنٹر سے کلک کریں۔ پھر اسکرول بار کو تراشنے کے لیے تین نقطوں کو دائیں طرف گھسیٹیں۔
ایک سادہ چال سے یہ ممکن ہے کہ ایک ہی وقت میں متعدد ورک شیٹس کو نظر میں رکھا جائے۔ ٹپ 09: ونڈو میں مزید شیٹس
جب آپ متعدد ورک شیٹس کے ساتھ کام کرتے ہیں، تو آپ عام طور پر اسکرین پر صرف ایک ورک شیٹ دیکھتے ہیں۔ لیکن ایک سادہ چال سے یہ ممکن ہے کہ ایک ہی وقت میں متعدد ورک شیٹس کو نظر میں رکھا جائے۔ ہم اسے ورک شیٹس کے ساتھ دکھاتے ہیں: کوپن ہیگن، برسلز، ایمسٹرڈیم۔ یقینی بنائیں کہ پہلی ورک شیٹ (کوپن ہیگن) نظر میں ہے اور ربن کے ذریعے ٹیب پر جائیں تصویر. اس ٹیب میں بٹن پر کلک کریں۔ نئی کھڑکی. یہ آپ کو دوسری ونڈو میں وہی ورک شیٹ دیکھنے کی اجازت دے گا۔ اس دوسری ونڈو میں، برسلز شیٹ ٹیب پر کلک کریں، تاکہ یہ ظاہر ہو۔ چونکہ آپ تیسری ورک شیٹ ڈسپلے کرنا چاہتے ہیں، بٹن استعمال کریں۔ نئی کھڑکی دوبارہ اور اس تیسری ونڈو میں، ایمسٹرڈیم شیٹ ٹیب پر کلک کریں۔ تیسری ونڈو کو ٹائٹل بار میں فائل کے نام کے بعد اشارے 3 سے پہچانا جا سکتا ہے۔ اب آپ ٹیب میں ربن کا استعمال کرکے تین کھلی کھڑکیوں کو یکجا کر سکتے ہیں۔ تصویر بٹن پر تمام ونڈوز کلک کرنے کے لئے. ایک چھوٹا ڈائیلاگ باکس ظاہر ہوگا جس میں پوچھا جائے گا کہ آپ ونڈوز کو کیسے جوڑنا چاہتے ہیں۔ منتخب کریں۔ ایک دوسرے کے ساتھ اور تصدیق کریں ٹھیک ہے. تمام کھلی کھڑکیوں کو اب ایک دوسرے کے آگے اور نیچے صاف ستھرا ترتیب دیا گیا ہے۔
ٹپ 10: چھپائیں۔
کیا آپ کچھ ورک شیٹس کو چھپانا چاہتے ہیں؟ جو کر سکتے ہیں۔ اس ٹیب پر دائیں کلک کریں جسے آپ منظر سے غائب کرنا چاہتے ہیں اور منتخب کریں۔ چھپائیں سیاق و سباق کے مینو میں۔ چھپی ہوئی ورک شیٹ کو سطح پر واپس لانے کے لیے، دوسرے ٹیبز میں سے ایک پر دائیں کلک کریں اور کمانڈ کو منتخب کریں۔ نظر آنے والا. اگر کئی ورک شیٹس چھپے ہوئے تھے، تو ایکسل ایک پاپ اپ ونڈو میں پوچھے گا کہ آپ کون سی ورک شیٹ لانا چاہتے ہیں۔
ٹپ 11: شیٹ لسٹ
جہاں ہم نے ٹپ 7 میں مختلف ٹیبز کے درمیان سوئچ کرنے کے طریقہ پر تبادلہ خیال کیا، وہاں ایک اور طریقہ ہے، یعنی شیٹ لسٹ۔ یہ تمام مرئی شیٹس کی فہرست ہے۔ آپ شیٹ لسٹ کو کیسے کھولتے ہیں؟ ٹیب نیویگیشن بٹن پر دائیں کلک کریں، یہ ان دو نیویگیشن تیروں کے لیے منہ بھرا ہے جو آپ کو شیٹ ٹیبز کے نیچے بائیں جانب نظر آتے ہیں۔ ورک بک سے ورک شیٹس کی ایک فہرست ظاہر ہوگی جہاں آپ اس شیٹ کے نام پر ڈبل کلک کر سکتے ہیں جسے آپ فعال کرنا چاہتے ہیں۔
شیٹس کی تعداد
جب آپ ایک نئی ورک بک شروع کرتے ہیں تو Excel کتنی ورک شیٹس دکھاتا ہے؟ یہ ترتیبات پر منحصر ہے۔ ربن ٹیب پر کلک کریں۔ فائل. پھر منتخب کریں۔ اختیارات. کھڑکی میں ایکسل کے لیے اختیارات بائیں کالم میں منتخب کریں۔ جنرل اور پھر آپ سیکشن میں تلاش کریں۔ جب نئی ورک بک بن جاتی ہیں۔ اسائنمنٹ لینے کے لیے شیٹس کی تعداد. یہ بتانے کے لیے کاؤنٹر کا استعمال کریں کہ نئی ورک بک میں کتنی ورک شیٹس ہونی چاہئیں۔
ٹپ 12: ٹیمپلیٹ
جب آپ ایکسل فائل کو .xltx فائل کے طور پر محفوظ کرتے ہیں، تو یہ ٹیمپلیٹ بن جاتی ہے۔ یہ اس فائل میں موجود دیگر تمام ورک شیٹس کو بھی ٹیمپلیٹس میں بدل دے گا۔ اس کے برعکس بھی ممکن ہے۔ آپ ایک نئی ورک شیٹ کے بطور موجودہ ورک بک میں ٹیمپلیٹ داخل کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، موجودہ ٹیب پر دائیں کلک کریں اور کمانڈ کا انتخاب کریں۔ داخل کریں. یہ ایک ونڈو کھولتا ہے جہاں آپ منتخب کرتے ہیں کہ آپ کیا داخل کرنا چاہتے ہیں۔ یہاں سے آپ آن لائن آفس ٹیمپلیٹس سے بھی مشورہ کر سکتے ہیں اور منتخب کر سکتے ہیں۔ آپ جو ٹیمپلیٹ اس طرح داخل کرتے ہیں وہ خود بخود آپ کے منتخب کردہ شیٹ ٹیب کے سامنے رکھ دیا جاتا ہے۔
ٹپ 13: محفوظ
آپ کسی ورک شیٹ کی حفاظت کرتے ہیں تاکہ خود کو یا کسی اور کو غلطی سے اس میں تبدیلی کرنے سے روکا جا سکے۔ ایسا کرنے کے لیے ربن میں موجود ٹیب پر جائیں۔ چیک کریں۔ اور گروپ میں انتخاب کریں۔ محفوظ کرنے کے لیے کے سامنے شیٹ کی حفاظت کریں۔. پاپ اپ ونڈو میں آپ اس بات کی نشاندہی کرتے ہیں کہ صارف کو اب بھی کیا کرنے کی اجازت ہے۔ اگر صارف کو اس میں کچھ کرنے کی اجازت نہیں ہے تو، تمام خانوں سے نشان ہٹا دیں۔ پھر اس بات کو یقینی بنانے کے لیے پاس ورڈ درج کریں کہ سیکیورٹی کو اسی طرح اٹھایا نہیں جا سکتا۔ تصدیق کے لیے، ایکسل پاس ورڈ کو دہرانے کو کہے گا۔
