اس طرح آپ ڈیجیٹل اکاؤنٹنگ کرتے ہیں۔

ریکارڈ رکھنا وہ ہے جس کے بارے میں زیادہ تر لوگ، سوائے بک کیپرز کے، سوچنا پسند نہیں کرتے، اور یقینی طور پر کرنا پسند نہیں کرتے۔ ان رسیدوں، رسیدوں وغیرہ سے نمٹنا آسان ہونا چاہیے، ٹھیک ہے؟ خوش قسمتی سے، یہ ڈیجیٹل اکاؤنٹنگ پر سوئچ کرکے بھی ممکن ہے۔

بہت سے لوگوں کے لیے، بشمول اس مضمون کے مصنف، یہ ڈیجیٹل ایڈمنسٹریشن میں تبدیل ہونے میں کافی رکاوٹ ہے۔ پھر بھی، ہم بالکل تجویز کرتے ہیں کہ آپ ایسا کریں۔ یہ پیچیدہ نہیں ہے اور یہ آپ کو بعد میں ناقابل یقین وقت بچاتا ہے۔ ہم آپ کے راستے میں آپ کی مدد کریں گے، اور ہم فوری طور پر آپ کو پہلا مشورہ دیں گے: نئے مالیاتی سال کے آغاز پر سوئچ کریں، جو سال کے نصف راستے سے بہت آسان ہے۔

اکاؤنٹنگ بمقابلہ انتظامیہ

اکاؤنٹنگ اور انتظامیہ کی اصطلاحات اکثر ایک دوسرے کے بدلے استعمال ہوتی ہیں۔ آسان نہیں، کیونکہ وہ دو بالکل مختلف چیزیں ہیں۔ انتظامیہ آپ کی رسیدیں، رسیدیں، دوسرے لفظوں میں، آنے والی اور جانے والی اشیاء کو رکھ رہی ہے۔ اکاؤنٹنگ ٹیکس حکام کے لیے اکاؤنٹنگ کی درستگی، ضوابط کا اطلاق وغیرہ ہے۔ یہ مضمون آپ کی انتظامیہ کو ڈیجیٹل کرنے کے بارے میں ہے۔ ہم بک کیپر نہیں ہیں، اس لیے ہم معاملے کے اہم پہلو میں آپ کی مدد نہیں کر سکتے، لیکن ہم ٹیکنالوجی کے ذریعے کر سکتے ہیں۔ ہم کبھی کبھار کسی اہم چیز کی وضاحت کرتے ہیں، لیکن اگر آپ واقعی اکاؤنٹنگ اور انتظامیہ کے بارے میں کچھ نہیں سمجھتے ہیں، تو یہ کسی اور کے ساتھ مل کر کرنا زیادہ آسان ہے۔

01 اکاؤنٹنٹ

ہم اکاؤنٹنگ بمقابلہ انتظامیہ کے تناظر میں اس پر مختصراً بات کریں گے: ہم بک کیپر نہیں ہیں۔ ڈیجیٹل ایڈمنسٹریشن کو کنفیگر کرتے وقت، اہم چیزوں کو پُر کرنا ہوتا ہے، جیسے کہ آپ کا ابتدائی بیلنس۔ یہ وہ سوالات ہیں جن کے لیے ہم نے اپنے اکاؤنٹنٹ سے مشورہ کیا۔ اگر آپ جنرل لیجر اکاؤنٹس، عارضی اندراجات، تغیرات اور اسی طرح کے بارے میں سب کچھ جانتے ہیں، تو آپ شاید یہ سب کچھ اپنے اندر بھر سکتے ہیں۔ اگر نہیں، تو اکاؤنٹنٹ سے مشورہ کرنا اچھا خیال ہو سکتا ہے۔ آپ کو اپنی پوری بک کیپنگ کو فوری طور پر منتقل کرنے کی ضرورت نہیں ہے، لیکن یہ بہتر ہے کہ آپ ان سے پوچھیں کہ آیا آپ نے اپنے اکاؤنٹنگ پیکج کو ترتیب دینے کے بعد چیزیں درست طریقے سے ترتیب دی ہیں یا نہیں۔ ویسے، ہم ہمیشہ ہر ایک کو اکاؤنٹنٹ کی خدمات حاصل کرنے کا مشورہ دیتے ہیں، حقیقت یہ ہے کہ وہ اپنے آپ کو واپس کماتے ہیں، بالکل کوئی افسانہ نہیں ہے۔ بزنس گروونگ سائٹ پر آپ کو ایک اچھا اکاؤنٹنٹ تلاش کرنے کے لیے ایک آسان گائیڈ ملے گا۔

02 اکاؤنٹنگ پیکیج کا انتخاب کریں۔

اکاؤنٹنگ پیکج کا انتخاب ایک اہم قدم ہے۔ تاہم، آپ کو اس کے ساتھ باقاعدگی سے کام کرنا پڑے گا، اس لیے یہ ضروری ہے کہ آپ کے لیے مناسب پیکیج کا انتخاب کریں۔ ہم نے ان میں سے بہت سے لوگوں کا تجربہ کیا ہے اور ہماری رائے میں واقعی دو اچھے امیدوار ہیں: Exact Online اور e-Boekhoudt.nl۔ عین مطابق آن لائن سب سے وسیع پیکج ہے، بلکہ بہت زیادہ پیچیدہ اور مہنگا بھی ہے۔ e-Boekhoudt.nl قدرے زیادہ دوستانہ ہے، آپ کو ہر وہ چیز پیش کرتا ہے جس کی آپ کو ضرورت ہے اور یہ بہت سستا ہے۔ اس کے علاوہ، سروس کے ساتھ ضم کرنا آسان ہے، مثال کے طور پر، آپ کے آن لائن اسٹور (اگرچہ اس مضمون میں بیان کرنے کے لیے یہ بہت وسیع ہے۔ ان وجوہات کی بنا پر ہم نے اس بنیادی کورس کے لیے مثال کے طور پر e-Boek Keeping.nl کا انتخاب کیا۔ تاہم، اصول ہر جگہ یکساں ہے، لہذا بلا جھجھک اپنے پیکج کا انتخاب کریں۔

03 ڈیجیٹل رسیدیں

بلاشبہ، ڈیجیٹل اکاؤنٹنگ کا مطلب یہ بھی ہے کہ آپ کو اپنی تمام رسیدوں کو ڈیجیٹل کرنا ہوگا۔ اس کورس میں ہم جو پیکیج استعمال کرتے ہیں اس میں ایک ایپ شامل ہے جو رسیدوں کو اسکین کرتی ہے، لیکن اگر آپ کوئی دوسرا پیکیج استعمال کرتے ہیں جس میں یہ نہیں ہے، تو ہم ٹربوسکن کی تجویز کرتے ہیں (گوگل پلے اسٹور اور ایپل ایپ اسٹور دونوں میں پایا جاسکتا ہے)۔ اس ایپ کے ذریعے آپ اپنی رسیدیں آسانی سے اسکین کر سکتے ہیں، جس کے بعد انہیں کلاؤڈ میں محفوظ کیا جا سکتا ہے۔ چھوٹا مشورہ: رسیدیں موصول ہوتے ہی اپنے آپ کو فوراً اسکین کرنا سکھائیں۔ یہ اسٹور میں تھوڑا سا پاگل نظر آسکتا ہے، لیکن یہ یقینی بناتا ہے کہ آپ واقعی دوبارہ کبھی رسید نہیں کھویں گے۔ اس کے علاوہ، اپنی انتظامیہ کے ساتھ رہنا ایک ہوا کا جھونکا بن جاتا ہے، کیونکہ اب آپ کو سہ ماہی کے اختتام پر اپنی تمام رسیدیں اسکین کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ ایپ کی قیمت 7 یورو بہت ہے، لیکن یہ اس کے قابل ہے۔

04 رجسٹر کریں۔

زیادہ تر اکاؤنٹنگ پیکجز آپ کو مفت آزمائشی مدت کی پیشکش کرتے ہیں، اس لیے آپ پیکج کو سکون سے آزما سکتے ہیں کہ آیا یہ آپ کے لیے صحیح ہے۔ لہذا ہم تجویز کرتے ہیں کہ آپ اسے استعمال کریں۔ ہم e-Boekhoudt.nl کا انتخاب کرتے ہیں کیونکہ ہمارے خیال میں یہ وہ پیکیج ہے جو زیادہ تر لوگوں کے لیے موزوں ہے، اور اس لیے کہ ہمیں انٹرفیس پسند ہے، لیکن بلا جھجھک آن لائن اکاؤنٹنگ پیکجز تلاش کریں اور کچھ کوشش کریں۔ ہماری مثال میں آپ www.e-boekhoudt.nl پر سرف کرتے ہیں جہاں آپ پھر کلک کرتے ہیں۔ کوشش کر رہا ہے۔ کلکس پھر ایک اکاؤنٹ بنائیں جیسا کہ آپ کسی دوسری سائٹ کے ساتھ کریں گے۔ آپ سائٹ کو 14 دنوں کے لیے آزما سکتے ہیں، اس کے بعد آپ کو بنیادی سبسکرپشن کے لیے 7.95 فی مہینہ اور بلنگ ماڈیول کے لیے 5.95 ماہانہ لاگت آئے گی (جس کی ہم سختی سے تجویز کرتے ہیں)۔

05 مدد ویڈیوز

ہمیں e-Boekhoudt.nl کے پیکیج کو پسند کرنے کی ایک وجہ یہ ہے کہ سائٹ ویڈیوز سے بھری ہوئی ہے جو آپ کو اپنی انتظامیہ کو ڈیجیٹل طور پر ترتیب دینے میں مدد کرتی ہے۔ ہم یہ بھی جانتے ہیں کہ یہ عام طور پر کیسا ہوتا ہے: آپ شروع کرنا چاہتے ہیں اور پہلے ہر طرح کی ویڈیوز دیکھنے کو محسوس نہیں کرتے۔ تاہم، آگاہ رہیں کہ یہ آپ کی انتظامیہ کے بارے میں ہے، جسے آپ اچھی طرح سے منظم کرنا چاہتے ہیں کیونکہ اس سے آپ کے کام کے کئی گھنٹے بچ جائیں گے۔ بلاشبہ ہم وضاحت کرتے ہیں کہ بنیادی باتیں کیسے کام کرتی ہیں، لیکن ویڈیوز معاملے کی گہرائی میں جاتے ہیں اور اس لیے بہت سبق آموز ہیں۔ سائٹ میں لاگ ان کریں اور اوپر دائیں جانب کلک کریں۔ حمایت. ایک نئی ونڈو کھلے گی جس پر آپ کلک کریں گے۔ ویڈیو ٹریننگ. وہاں آپ کو وہ تمام ویڈیوز ملیں گے جن کی آپ کو بہتر طور پر سمجھنے کی ضرورت ہے کہ سائٹ کیسے کام کرتی ہے۔

06 اوپننگ بیلنس

ہم فوری طور پر سب سے مشکل حصے کے ساتھ شروع کرتے ہیں: افتتاحی توازن، جس کے ذریعے پایا جا سکتا ہے۔ مینجمنٹ / اوپننگ بیلنس. یہ بنیادی طور پر ان تمام مالیاتی پہلوؤں کا خلاصہ ہے جو آپ کی کمپنی کو بناتے ہیں: آمدنی، اخراجات، وصولیاں، … اگر آپ کو اندازہ نہیں ہے کہ ہم کس کے بارے میں بات کر رہے ہیں، تو آپ شاید پہلے ہی اکاؤنٹنٹ استعمال کر رہے ہیں (کیونکہ یہ بھی آپ کی اینالاگ انتظامیہ کا حصہ ہے۔ اور آپ اس سے اس معلومات کی درخواست کر سکتے ہیں۔ کسی بھی صورت میں، یہ ضروری ہے کہ بائیں اور دائیں کالموں (یعنی اثاثے اور واجبات) کا کل برابر ہو۔ لیکن اس سے پہلے کہ آپ اسے مکمل کر سکیں، آپ کو پہلے اپنے جنرل لیجر اکاؤنٹس کو ترتیب دینا ہوگا۔

07 جنرل لیجر اکاؤنٹس مرتب کریں۔

لیجر اکاؤنٹ جیسے لفظ سے خوفزدہ نہ ہوں۔ آپ اپنی انتظامیہ کو درازوں والی ایک بڑی الماری کے طور پر بہترین سوچ سکتے ہیں۔ ہر دراز آپ کے کاروبار کے ایک حصے کی نمائندگی کرتا ہے، جیسے کہ آپ کا بینک اکاؤنٹ (ادائیگی کا طریقہ)، کسی چیز کی رکنیت (منافع اور نقصان)، آپ کی انوینٹری (بیلنس شیٹ) وغیرہ۔ لفظ دراز غالباً آپ پر دباؤ نہیں ڈالے گا، اور عام لیجر اکاؤنٹ بالکل ویسا ہی ہوتا ہے۔ اس لیے آپ کی آن لائن انتظامیہ کے لیے یہ ضروری ہے کہ آپ اپنی کمپنی کے تمام عناصر کو نقشہ بنائیں۔ پر کلک کریں انتظام اور پھر جنرل لیجر اکاؤنٹس. آپ کو یہاں بہت سارے 'دراز' نظر آئیں گے، جن میں سے زیادہ تر آپ کبھی استعمال نہیں کریں گے۔ دیکھیں کہ کیا آپ اپنی کمپنی کے تمام اخراجات اور فوائد کو ان میں سے کسی ایک دراز میں محفوظ کر سکتے ہیں۔ اگر نہیں، تو خود ایک نیا دراز، یا جنرل لیجر اکاؤنٹ بنائیں۔

08 تعلقات بنانا

آپ کی انتظامیہ کے لیے یقیناً یہ جاننا ضروری ہے کہ آپ نے کس سے رقم وصول کی ہے اور آپ نے کس کو رقم ادا کی ہے۔ اس کے لیے رشتے پیدا کرنے کی ضرورت ہے۔ آپ سب سے اوپر پر کلک کرکے ایسا کرتے ہیں۔ رشتے اور پھر شامل کریں۔ بائیں پین میں. یہ بہت آسان ہے، یہ صرف متعلقہ کسٹمر یا کلائنٹ کے تمام رابطے کی تفصیلات سے متعلق ہے۔

09 مصنوعات بنائیں

فرض کریں کہ اب ہم آپ سے انوائس بنانے کے لیے کہتے ہیں، تو آپ شاید صرف یہ بھریں کہ آپ نے کیا کیا ہے اور اس کی قیمت کتنی ہے۔ ڈیجیٹل اکاؤنٹنگ کے لیے بھی یہی بات ہے، سوائے اس کے کہ اکاؤنٹنگ پیکج یہ جاننا چاہتا ہے کہ کسی خاص پروڈکٹ یا سروس کو کیسے ڈیبٹ کیا جانا چاہیے۔ آپ اس کے لیے مصنوعات تیار کرتے ہیں۔ پر کلک کریں انوائسنگ اور پھر نیچے مصنوعات اور خدمات پر شامل کریں۔. اب آپ کو سروس یا پروڈکٹ کے لیے ایک کوڈ (آپ خود اس کے بارے میں سوچ سکتے ہیں) اور ایک تفصیل (مثال کے طور پر: DVD) درج کرنے کی ضرورت ہے۔ پھر ایک کا انتخاب کریں۔ یونٹ، ہمارے معاملے میں ٹکڑا. اگر یونٹ کی آپ کو ضرورت ہے (مثال کے طور پر لفظ اگر آپ مضامین لکھتے ہیں اور فی لفظ ادا کرتے ہیں) ابھی موجود نہیں ہے تو آپ اسے عنوان کے تحت بنا سکتے ہیں۔ یونٹس بائیں. اگر قابل اطلاق ہو تو خریداری کی قیمت درج کریں، اور VAT کو چھوڑ کر فروخت کی قیمت درج کریں۔ VAT کی شرح منتخب کریں اور VAT سمیت فروخت کی قیمت فوری طور پر دکھائی جائے گی۔ مکھی برعکس اکاؤنٹ منتخب کریں کہ یہ پروڈکٹ کس 'دراز' میں ہے۔ یہ بہت عام (ٹرن اوور گروپ 1)، یا بہت مخصوص (DVD) ہوسکتا ہے۔ اگرچہ آپ نے پہلے ڈی وی ڈی کے لیے لیجر اکاؤنٹ بنایا ہوگا۔ اب کارآمد چیز یہ ہے: VAT خود بخود 'دراز' VAT میں ڈال دیا جاتا ہے۔

10 رسیدیں بھیجیں۔

لہذا آپ جو پروڈکٹس بناتے ہیں وہ انوائسنگ کے دوران استعمال ہوتے ہیں۔ اوپر والے مینو پر کلک کریں۔ انوائسنگ اور پھر شامل کریں۔. ایک رشتہ منتخب کریں اور متعلقہ معلومات بھریں۔ پھر کلک کریں۔ پروڈکٹ/سروس شامل کریں۔. اب جب آپ اوپر والے فیلڈ میں کلک کرتے ہیں، تو آپ اپنی تشکیل کردہ مصنوعات میں سے ایک شامل کر سکتے ہیں۔ آپ فوری طور پر دیکھ سکتے ہیں کہ یہ کیوں کارآمد ہے، تمام متعلقہ معلومات فوری طور پر درج کر دی جاتی ہیں (لیکن اگر قیمت میں فرق ہو تو پھر بھی تبدیل کیا جا سکتا ہے، مثال کے طور پر)۔ اس طرح آپ ہر پروڈکٹ یا سروس کے لیے ایک لائن شامل کرتے ہیں۔ جب آپ کام کر لیں، انوائس کو محفوظ کریں اور بھیج دیں۔ e-Boekhoudt.nl اس کے لیے ہر قسم کی ٹیمپلیٹس پیش کرتا ہے۔

11 بکنگ کے بل/ رسیدیں

آمدنی کے علاوہ آپ کے اخراجات بھی ہیں۔ آپ اسے سائٹ پر موجود ٹیب پر کلک کرکے بک کرتے ہیں۔ حساب کتاب اور پھر رسیدیں. مکھی بکنگ کی قسم کیا آپ انتخاب کرتے ہیں؟ رسید وصول کریں۔. ایک رشتہ منتخب کریں اور انوائس کی معلومات بھریں (بشمول درست کنٹرا اکاؤنٹ)۔ پر کلک کریں فائلیں شامل کرنا اگر آپ انوائس اپ لوڈ کرنا چاہتے ہیں۔ رسیدوں کے لیے رشتوں کو استعمال کرنا آسان نہیں ہے، بہر حال، بعض اوقات آپ کتابوں کی دکان سے کوئی چیز خرید لیتے ہیں، جس کا فوری تعلق نہیں ہوتا۔ اس کے علاوہ، رسیدوں میں انوائس نمبر نہیں ہوتا ہے۔ اس صورت میں، کلک کریں بیان/ رسیدیں بائیں پین میں. بکنگ کی قسم کا انتخاب کریں۔ پیسا خرچ کرنا اور ساتھ کھاتہ بتائیں کہ آپ نے یہ کس اکاؤنٹ سے کیا ہے۔ اب آپ یہ بھی دیکھیں: اگر آپ کے متعدد بینک اکاؤنٹس ہیں، تو ان کے لیے متعدد لیجر اکاؤنٹس بنانا بھی مفید ہے۔ پر کلک کریں محفوظ کریں۔ رسید پر کارروائی کرنے کے لیے۔ جب آپ e-Boekhoudt.nl ایپ ڈاؤن لوڈ کرتے ہیں، تو آپ اپنے اسمارٹ فون سے براہ راست رسیدیں اسکین اور اپ لوڈ بھی کرسکتے ہیں۔

12 درآمدی لین دین

آپ نے اپنی ڈیجیٹل ایڈمنسٹریشن میں اپنی بھیجی ہوئی اور موصول ہونے والی رسیدیں درج کر دی ہیں، اب یہ ضروری ہے کہ انہیں اپنے بینک اکاؤنٹ میں حقیقی لین دین سے جوڑ دیا جائے۔ اس کی وجہ آپ کا توازن ہے، جیسا کہ نام سے ظاہر ہے، توازن میں ہونا چاہیے۔ بھیجے گئے ہر دس یورو کے بل کے لیے، دس یورو کی ادائیگی ہونی چاہیے، اور ہر پانچ یورو کے لیے جو آپ خرچ کرتے ہیں، پانچ یورو کیش رجسٹر کی رسید ہونی چاہیے۔ اس لیے آپ ان چیزوں کو ایک دوسرے کے خلاف بک کرنے جا رہے ہیں۔ سب سے آسان طریقہ یہ ہے کہ اپنے بینک اسٹیٹمنٹس کو اپنے بینک کی سائٹ سے ایکسپورٹ کریں (ہر بینک اس عمل کی وضاحت کرتا ہے) اور پھر کلک کریں درآمد کریں۔ عنوان کے تحت داخل کریں۔ (ٹیب حساب کتاب)۔ فائل اپ لوڈ کریں، مناسب بینک اکاؤنٹ منتخب کریں اور پھر کلک کریں۔ مزید. جب فائل پر کارروائی ہو جائے تو کلک کریں۔ غیر عمل شدہ بیان لائنوں پر جائیں۔. وہاں آپ اپنے بینک اکاؤنٹ میں وہ تمام لین دین دیکھ سکتے ہیں جو ابھی تک منسلک نہیں ہیں، مثال کے طور پر، انوائسز۔ ہر اتپریورتن کے لیے اب آپ بالکل واضح کر سکتے ہیں کہ کون سا ٹکڑا کس کا ہے۔ مثال کے طور پر، ہر خرچ اور تمام آمدنی کے ساتھ انوائس اور/یا رسید ہوتی ہے۔

لنکس

اصولی طور پر آپ اپنے اکاؤنٹنگ پیکج میں سب کچھ دستی طور پر کر سکتے ہیں، لیکن مینجمنٹ کے عنوان کے تحت آپ کے پاس ہر قسم کے لنکس بنانے کا اختیار بھی ہے۔ مثال کے طور پر، آپ پہلے اپنے اکاؤنٹنٹ کے ساتھ ایک لنک بنا سکتے ہیں، تاکہ وہ آپ کی انتظامیہ تک رسائی حاصل کر سکے اور آپ کا ٹیکس ریٹرن فائل کر سکے، لیکن آپ اپنے بینک کے ساتھ بھی لنک بنا سکتے ہیں، تاکہ آپ کو اپنے لین دین کو دستی طور پر درآمد اور برآمد نہ کرنا پڑے۔ ہر بار. یہاں آپ کو اپنی ویب شاپ کا لنک بھی ملے گا، تاکہ آپ خود بخود اپنے ڈیجیٹل اکاؤنٹنگ میں آرڈرز کی رسیدیں درج کر سکیں۔ یہ سب کچھ اتنا مشکل نہیں ہے، اور سپورٹ پیج پر آپ کو تفصیلی وضاحت ملے گی کہ یہ سب کیسے کام کرتا ہے۔ لہذا ہم تجویز کرتے ہیں کہ آپ اسے بالکل دریافت کریں۔