رسیدوں، خطوط اور تصاویر کو ڈیجیٹائز کریں۔

آنے والی تمام رسیدوں اور خطوط کا سراغ لگانا ایک کام ہے۔ اکثر یہ سب ایک بڑے ڈھیر میں ختم ہو جاتا ہے۔ ان تمام تصاویر کا تذکرہ نہ کرنا جو اٹاری میں گہرائی میں چھپی ہوئی ہیں۔ موسم خزاں کی صفائی کا وقت: اس کاغذ سے چھٹکارا حاصل کریں! رسیدوں، خطوط اور تصاویر کو ڈیجیٹائز کرکے ہم افراتفری کو ختم کرنے میں آپ کی مدد کریں گے۔

ٹپ 01: کیا ڈیجیٹائز کرنا ہے؟

اس سے پہلے کہ ہم شروع کریں، آپ بالکل اس بات کا تعین کرتے ہیں کہ آپ کس چیز کو ڈیجیٹائز کرنا چاہتے ہیں۔ ایک اچھا آغاز قدم ہے، مثال کے طور پر، رسیدیں اور رسیدیں ذخیرہ کرنا: آپ انہیں کچھ سالوں کے لیے رکھنا چاہتے ہیں تاکہ آپ کے پاس اب بھی اشیاء کی وارنٹی ہو، لیکن جسمانی طور پر انہیں کئی سالوں تک ذخیرہ کرنا مشکل ہو سکتا ہے: آپ آسانی سے کھو سکتے ہیں۔ انہیں آپ اپنے خطوط کو ڈیجیٹائز بھی کر سکتے ہیں۔ اہم خطوط اور کاغذات رکھنا چاہئے، لیکن ہر چیز کو ایک بڑے ڈھیر میں رکھنا بھی اچھا نہیں ہے۔ اور اگر آپ ان کاغذات کو اسکین کرتے ہیں، تو آپ متن کو بھی بہت آسانی سے تلاش کر سکتے ہیں۔ اور کیا آپ بھی اپنی تصاویر کو ڈیجیٹائز کرنا چاہتے ہیں؟ اگر آپ کے پاس فوٹو البمز میں بہت ساری پرانی تصاویر ہیں، تو انہیں ڈیجیٹل طور پر رکھنا اچھا ہو سکتا ہے تاکہ آپ انہیں دوسروں کے ساتھ شیئر کر سکیں اور ان سے نئے فوٹو البمز بنا سکیں۔ یہی بات منفی پر بھی لاگو ہوتی ہے، ہم ان کے ساتھ بھی کام کریں گے۔ تصاویر کو ڈیجیٹائز کرنا سب سے زیادہ کام ہوگا۔

ایک بار جب آپ یہ طے کر لیں کہ آپ کیا ڈیجیٹائز کرنا چاہتے ہیں، پہلے ڈھیروں کو چھانٹیں: ہر چیز کو ترتیب دیں اور فوری طور پر غیر اہم کاغذات کو پھینک دیں۔

اپنی رسیدوں کو ڈیجیٹائز کرنے کا سب سے آسان طریقہ آپ کے اسمارٹ فون کے ساتھ ہے۔

ٹپ 02: رسیدیں

اپنے اسمارٹ فون سے اپنی رسیدوں کو اسکین کرنا سب سے آسان ہے۔ اس طرح آپ اپنی خریداری کے فوراً بعد رسید کو اسکین کر سکتے ہیں، تاکہ آپ اسے بھول نہ جائیں اور اسے مستقل طور پر محفوظ کر لیا جائے۔ رسیدوں کو اسکین کرنے کے لیے بہت ساری ایپس ہیں: Dropbox، Office Lens، Evernote، Adobe، Apple's Notes ایپ، اور مزید۔ یقیناً آپ صرف رسید کی تصویر بھی لے سکتے ہیں، لیکن اس طرح کی اسکین ایپ (ٹپ 5 دیکھیں) کا فائدہ یہ ہے کہ یہ رسید کو کاٹ کر اسے تھوڑا بہتر دکھاتا ہے۔ رسید کو پی ڈی ایف کے طور پر بھی محفوظ کیا جاتا ہے، جو دستاویزات کے لیے مثال کے طور پر jpg یا png کے مقابلے میں زیادہ موزوں ہے۔ رسیدوں کے ساتھ ایک اہم مسئلہ یہ ہے کہ کیا اب بھی اصل کو رکھنا ضروری ہے۔ بدقسمتی سے، یہ ہمیشہ اتنا واضح نہیں ہوتا ہے۔ اس بات کا ایک اچھا موقع ہے کہ اسٹور کوئی ہنگامہ نہیں کرے گا، لیکن اسٹور ایسا کرسکتا ہے۔ یہ خاص طور پر ایک منفرد ٹریکنگ نمبر کے بغیر رسیدوں کا معاملہ ہے، کیونکہ اس کے بعد یہ تعین کرنا ناممکن ہے کہ آیا آپ نے اسے وہاں خریدا یا نہیں۔ اصولی طور پر، آپ کو کاغذ پر اتنے منفرد سیریل نمبر والی رسیدیں رکھنے کی ضرورت نہیں ہے۔ اس بات کا یقین کرنے کے لئے براہ کرم اسٹور سے چیک کریں!

ٹپ 03: خطوط

خطوط کو ڈیجیٹائز کرنا ایک سکینر کے ساتھ بہترین طریقے سے کیا جاتا ہے، کیونکہ اسمارٹ فون کے ساتھ آپ کو آسانی سے پڑھنے کے مسائل کا سامنا کرنا پڑے گا۔ اسکینر کے ساتھ اس پر زیادہ لاگت آتی ہے، لیکن بڑا فائدہ یہ ہے کہ بہت سے اسکینرز میں متن کو پہچاننے کے لیے OCR سافٹ ویئر دستیاب ہوتا ہے، ٹپ 6 دیکھیں۔ اگر آپ کے پاس آل ان ون یا الگ اسکینر ہے، تو آپ یقیناً اسے استعمال کرسکتے ہیں۔ اگر آپ کے پاس ابھی تک کوئی نہیں ہے اور آپ اسکینر تلاش کر رہے ہیں، تو آپ مثال کے طور پر، Fujitsu ScanSnap پر ایک نظر ڈال سکتے ہیں۔ یہ تیزی سے کام کرتا ہے اور چھوٹا اور پورٹیبل ہے، لہذا آپ اسے کہیں بھی رکھ سکتے ہیں۔

بہت سے جدید اسکینرز کا کلاؤڈ سٹوریج سروسز کے ساتھ انضمام ہوتا ہے، لہذا آپ بغیر کیبل کے براہ راست کلاؤڈ پر اسکین کر سکتے ہیں۔ اس کے بعد آپ اپنی فائلوں کو اپنے پی سی پر سنکرونائز کر سکتے ہیں اور ان کے ساتھ کام جاری رکھ سکتے ہیں۔

ٹپ 04: تصاویر

تصاویر کے لیے، ڈیجیٹل ورژن کا معیار بہت زیادہ اہم ہے۔ آپ اپنے اسمارٹ فون سے فوٹو اسکین کرسکتے ہیں، مثال کے طور پر گوگل فوٹو اسکین ایپ کے ساتھ، ٹپ 5 دیکھیں۔ تاہم، سیٹنگز کا معیار اور لچک اکثر حقیقی اسکینر سے بہتر ہوتی ہے۔ اگر آپ منفی کو ڈیجیٹائز کرنا چاہتے ہیں تو اس کے لیے خصوصی سکینر موجود ہیں۔ آپ فلم لیب جیسی ایپ کو بھی دیکھ سکتے ہیں۔ وہ ایپ منفی کو خوبصورت تصاویر میں تبدیل کرنے کے قابل ہونے کا وعدہ کرتی ہے، لیکن لکھنے کے وقت ابھی تک کوئی عوامی ٹیسٹ ورژن دستیاب نہیں ہے۔

ٹپ 05: ایپس

آئیے سب سے پہلے اسمارٹ فون سے شروع کرتے ہیں۔ رسیدوں کو ڈیجیٹائز کرنے کے لیے، آپ اپنے اسمارٹ فون پر Office Lens ایپ استعمال کر سکتے ہیں۔ آپ اسے Android اور iOS ایپ اسٹور میں تلاش کر سکتے ہیں۔ انسٹال کرنے کے بعد، شروع کرنے کے لیے ایپ کھولیں اور ٹیپ کریں۔ رسائی کی اجازت دیں۔ ایپ کو اپنی تصاویر تک رسائی دینے کے لیے۔ ایپ کو کیمرے تک رسائی بھی دیں۔ اس کے بعد یہ دستاویز کی قسم کو منتخب کرنے کا معاملہ ہے: رسیدوں کے لیے بہترین آپشن ہے۔ دستاویز. یقینی بنائیں کہ رسید واضح طور پر نظر آ رہی ہے اور تصویر لینے کے لیے سرخ بٹن کو دبائیں۔ پھر آپ رسید کو تراش سکتے ہیں۔ پر ٹیپ کریں۔ تیار جب آپ کام کر لیں، منتخب کریں کہ دستاویز کو کہاں محفوظ کرنا ہے۔ یہ مقامی طور پر یا Microsoft کلاؤڈ (OneDrive یا OneNote) میں کیا جا سکتا ہے۔

کسی ایپ کے ذریعے تصاویر کو ڈیجیٹائز کرنے کے لیے، آپ Google FotoScan استعمال کر سکتے ہیں۔ یہ اینڈرائیڈ اور آئی او ایس کے لیے دستیاب ہے۔ ایپ کے ساتھ شروع کرنے کے لیے، بس تصاویر کو کیمرے کے سامنے رکھیں اور ایپ میں اسکین بٹن کو دبائیں۔ فوٹو اسکین خود بخود گھمائے گا، تراشے گا اور تصاویر کے رنگوں کو بہتر بنانے کی کوشش کرے گا۔ آپ کو صرف تصویر کی تصویر لینا ہے باقی خود بخود ہو جائے گا۔ آپ تصویر کو اپنے پسندیدہ کلاؤڈ اسٹوریج میں محفوظ کر سکتے ہیں۔

Oc سافٹ ویئر آپ کے اسکین شدہ خطوط سے متن کو پہچان سکتا ہے۔

ٹپ 06: اسکین کریں۔

اگر آپ بہتر معیار چاہتے ہیں یا مثال کے طور پر خطوط کو تیزی سے ڈیجیٹائز کرنا چاہتے ہیں تو اسکینر کا استعمال کرنا بہتر ہے۔ OCR خاص طور پر حروف، سافٹ ویئر کے لیے مفید ہے جو متعدد اسکینرز کے ساتھ معیاری آتا ہے۔ Ocr کا مطلب آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن، یا آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن ہے۔ یہ تصویر کو متن میں بدل دیتا ہے۔ ایک مفت پروگرام جو ایسا کر سکتا ہے وہ ونڈوز کے لیے فری او سی آر ہے۔ بدقسمتی سے، اسے آخری بار 2015 میں اپ ڈیٹ کیا گیا تھا۔ آپ یہاں FreeOCR ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں۔ پروگرام کو انسٹال اور کھولیں۔ اوپر کلک کریں۔ پی ڈی ایف کھولیں۔ پی ڈی ایف کھولنے کے لیے یا کلک کریں۔ کھولیں۔ ایک تصویر کھولنے کے لیے (مثال کے طور پر، اگر آپ نے اپنا خط jpg فائل کے طور پر محفوظ کر لیا ہے)۔ پر دائیں کلک کریں۔ OCR زبان پر eng اور پھر پر کلک کریں او سی آرتصویر کو متن میں تبدیل کرنے کے لیے بٹن۔ نتیجہ فی دستاویز بہت مختلف ہو سکتا ہے۔ اگر نتیجہ کافی اچھا ہے تو، مثال کے طور پر، آپ اسے اسکین کے آگے txt فائل کے طور پر الگ سے محفوظ کر سکتے ہیں۔ بہترین نتائج کے لیے: یقینی بنائیں کہ آپ سب سے زیادہ ممکنہ ریزولوشن میں اسکین کرتے ہیں (ٹپ 7 دیکھیں)، لیکن یاد رکھیں کہ ذخیرہ کرنے کی کافی جگہ استعمال کی جا سکتی ہے۔

ٹپ 07: NAPS2

تمام سکینر مینوفیکچررز میں سکیننگ کے لیے سافٹ ویئر شامل ہیں۔ اگر آپ کو یہ پسند نہیں ہے یا اگر آپ اس میں فنکشنز چھوٹتے ہیں، تو آپ NAPS2 پر ایک نظر ڈال سکتے ہیں۔ اس میں OCR بھی بلٹ ان ہے۔ آپ یہاں NAPS2 ڈاؤن لوڈ کریں۔ فائل کو کھولیں اور وزرڈ پر عمل کرتے ہوئے انسٹالیشن کا طریقہ کار مکمل کریں (پہلے سے طے شدہ سیٹنگز ٹھیک ہیں)۔ پھر اسٹارٹ مینو کے ذریعے پروگرام شروع کریں۔ اسکین کرنے کے لیے، اسکین بٹن پر کلک کریں۔ پر سکینر کے لیے ایک نام درج کریں۔ سکرین نام اور کلک کریں آلہ منتخب کریں۔. فہرست سے اپنا آلہ منتخب کریں اور کلک کریں۔ ٹھیک ہے. پر منتخب کریں۔ صفحہ کا سائز کے سامنے A4 اور کے لیے قرارداد ڈی پی آئی کا انتخاب کریں (ٹپ 8 دیکھیں)۔ پر کلک کریں ٹھیک ہے. پھر اسکیننگ کی جاتی ہے۔ اس کے بعد آپ اس کے نیچے ایک اور صفحہ لگا سکتے ہیں اور دوبارہ آن کر سکتے ہیں۔ سکین دبانے کے لیے صفحہ جائزہ ونڈو میں ظاہر ہوتا ہے۔ اگر آپ کلک کریں۔ پی ڈی ایفتمام اسکین شدہ دستاویزات کو ایک پی ڈی ایف دستاویز میں ضم کریں۔ آپ اسکین شدہ دستاویز میں ترمیم کرنے کے لیے اس پر ڈبل کلک کر سکتے ہیں، مثال کے طور پر اسے گھمانا یا تراشنا۔ NAPS2 میں ocr اپلائی کرنے کے لیے کلک کریں۔ او سی آر. پھر کلک کریں۔ انگریزی فہرست میں، چیک باکس پر کلک کریں اور کلک کریں۔ ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے. ڈاؤن لوڈ کرنے کے بعد، آپشن کو چیک کریں۔ OCR کے ذریعے پی ڈی ایف کو قابل تلاش بنائیں اور کلک کریں ٹھیک ہے. یہ بھی یقینی بنائیں OCR زبان پر انگریزی کھڑا ہے اس کے بعد اگر آپ دستاویزات کو پی ڈی ایف کے طور پر محفوظ کریں اور ایڈوب میں Ctrl+F دبائیں اور کوئی اصطلاح تلاش کریں تو پتہ چل جائے گا کہ آیا ocr کامیاب تھا۔

ٹپ 08: ڈی پی آئی

اسکینز کی ریزولوشن ڈی پی آئی میں دکھائی گئی ہے: نقطے فی انچ۔ یہ قرارداد کا تعین کرتا ہے اور اس طرح آپ کی تصویر کا معیار۔ dpi جتنا زیادہ ہوگا، معیار اتنا ہی زیادہ ہوگا، لیکن اسکینر کو تیار ہونے میں اتنا ہی زیادہ وقت لگتا ہے اور اسکین میں اسٹوریج کی جگہ اتنی ہی زیادہ ہوگی۔ لہذا: بہت زیادہ ہے اور آپ کو کافی وقت انتظار کرنا پڑے گا اور آپ کی اسٹوریج کی جگہ کسی بھی وقت، بہت کم استعمال ہو جائے گی اور آپ کی سکین شدہ دستاویز ایک بلاک پارٹی ہے۔ عام طور پر، 300 کا dpi خطوط اور رسیدوں کے معیار اور رفتار کے درمیان ایک اچھا توازن ہے۔ تصاویر کے لیے، آپ جلد ہی 600 dpi یا اس سے زیادہ کی چیز کے لیے جانا چاہیں گے۔ سبزی یا واقعی چھوٹی تصاویر جنہیں آپ بڑی دکھانا چاہتے ہیں، بس اپنے سکینر کا زیادہ سے زیادہ ڈی پی آئی لیں۔

ڈیجیٹل نوٹس

کچھ ہم اب بھی کاغذ پر کرتے ہیں نوٹ لینا۔ آپ اس سے دور ہوتے نظر نہیں آتے۔ زیادہ سے زیادہ لیپ ٹاپس میں ٹچ اسکرین ہوتے ہیں اور ڈیجیٹل قلم کے ساتھ آپ آسانی سے اپنی پسندیدہ ایپ، جیسے OneNote یا Evernote میں نوٹ لے سکتے ہیں۔ اس طرح کے ڈیجیٹل قلم سے لکھنے کی عادت ڈالنے میں کچھ وقت لگے گا۔ بہترین نتائج کے لیے - اگر آپ نئے لیپ ٹاپ کے لیے مارکیٹ میں ہیں تو - ونڈوز انک سپورٹ کے ساتھ ایک لیپ ٹاپ کا انتخاب کریں، جو خاص طور پر ڈیجیٹل قلم استعمال کرنے کے لیے موزوں ہو۔ اگر آپ واقعی اپنے کاغذ کے بغیر نہیں کر سکتے ہیں، تو آپ مثال کے طور پر Moleskine کی لائیو سکریب نوٹ بک پر بھی ایک نظر ڈال سکتے ہیں۔ آپ یہ نہیں کہیں گے کہ یہ باہر سے ڈیجیٹل ہے: یہ صرف قلم کے ساتھ اینالاگ کاغذ ہے۔ پھر بھی آپ کاغذ پر اپنے نوٹ بنا سکتے ہیں اور پھر بٹن کے زور سے انہیں اپنے ٹیبلیٹ یا اسمارٹ فون میں منتقل کر سکتے ہیں۔ وہاں آپ اپنے نوٹ کو متن کے طور پر ایڈٹ کر سکتے ہیں اور ایڈجسٹمنٹ کر سکتے ہیں۔ بدقسمتی سے، Moleskine Smart Writing Set کی قیمت لگ بھگ 230 یورو ہے۔

ٹپ 09: نام دینا

رسید یا خط کو اسکین کرنے کے بعد، آپ اسے صرف ایک فولڈر میں نہیں پھینکنا چاہتے ہیں اور اسے دوبارہ کبھی نہیں مل پائیں گے۔ آپ کو اپنے کمپیوٹر یا لیپ ٹاپ پر اپنی فائلوں کو مناسب طریقے سے ترتیب دینے کی ضرورت ہے۔ اگر آپ اپنی فائلوں کو اپنی پسندیدہ کلاؤڈ سروس کے ساتھ ہم آہنگ کرتے ہیں، تو آپ انہیں اپنے اسمارٹ فون سے بھی شامل اور دیکھ سکتے ہیں۔ کلاؤڈ سروس کی سیکیورٹی پر توجہ دیں، کسی بھی صورت میں مضبوط پاس ورڈ استعمال کریں اور دو عنصر کی تصدیق کو فعال کریں۔

ایک منطقی فولڈر کا ڈھانچہ اس بات پر منحصر ہے کہ آپ کیا پسند کرتے ہیں۔ خطوط کے لیے، مثال کے طور پر، ساخت سال / مہینہ (اور اختیاری طور پر / دن)، تو آپ کو 2017 کے فولڈر میں تمام مہینے مل جائیں گے۔ مشورہ: ان مہینوں کو شمار کریں تاکہ وہ آپ کے فولڈر کے ڈھانچے میں ترتیب سے نظر آئیں، اور اگر ضروری ہو تو سال دوبارہ شامل کریں، ایک جائزہ رکھنے کے لیے آسان ہے۔ اگر آپ کے پاس بہت ساری فائلیں ہیں، تو آپ کو 01 جنوری کو فولڈر میں تمام دن دوبارہ مل جائیں گے۔ پھر یہ فائل کا نام تبدیل کرنے اور اسے منطقی فولڈر کے ڈھانچے میں رکھنے کا معاملہ ہے۔ یہ نام تبدیل کرنا بھی ایک ایسی چیز ہے جس پر آپ کو توجہ دینی چاہئے: اپنی فائلوں کو ایک مستقل نام دیں۔ اگر آپ متعدد ناموں کی اقسام کو ملاتے ہیں، تو آپ کی فائلوں کو تلاش کرنا تیزی سے مشکل ہو سکتا ہے۔ اس کے بارے میں پہلے سے سوچیں: بعد میں اسے تبدیل کرنا بہت کام ہے۔ ایک ڈیفالٹ نام کنونشن حروف کے لیے company_subject.pdf یا purchase_date_model_number_device_type.pdf ہو سکتا ہے۔

کون سا فائل فارمیٹ بہترین ہے اس کا انحصار آپ کی ضروریات اور صلاحیتوں پر ہے۔

ٹپ 10: فائل کی قسم

مثال کے طور پر، سکیننگ سافٹ ویئر میں، آپ اپنی فائلوں کو محفوظ کرتے وقت مختلف فائل کی اقسام کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ کون سا فائل فارمیٹ بہترین ہے اس کا انحصار آپ کی ضروریات اور صلاحیتوں پر ہے۔ اگر آپ کے پاس کافی ذخیرہ کرنے کی جگہ ہے، تو آپ اپنی تصاویر کے لیے جھگڑا کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ یہ معیار کو محفوظ رکھتا ہے، کیونکہ جھگڑا کمپریشن کا اطلاق نہیں کرتا ہے۔ حروف کے لیے صرف ایک مناسب فارمیٹ ہے: PDF۔ پی ڈی ایف کے بارے میں بڑی بات یہ ہے کہ ایک دستاویز میں متعدد صفحات شامل ہوسکتے ہیں اور فائلوں کی آسانی سے تلاش کے لیے فارمیٹ OCR کو سپورٹ کرتا ہے۔ رسیدوں کے لیے آپ pdf، یا jpeg یا png جیسی کوئی چیز استعمال کر سکتے ہیں۔ نوٹ کریں کہ jpeg بہت زیادہ کمپریشن استعمال کرتا ہے، لہذا معیار خراب ہو سکتا ہے۔ لہذا ہمیشہ یہ جانچیں کہ آیا آپ کی فائلیں ابھی بھی پڑھنے کے قابل ہیں۔

ٹپ 11: آرکائیو کرنا

اپنی فائلوں کو آرکائیو کرنے اور انہیں زیادہ دیر تک رکھنے کے لیے، بہتر ہے کہ انہیں کئی جگہوں پر اسٹور کریں تاکہ آپ کے پاس بیک اپ ہو۔ ہمارا تجربہ بتاتا ہے کہ مکمل ہونے والے سالوں یا چوتھائیوں کو ڈی وی ڈی میں جلا کر یا کسی بیرونی ہارڈ ڈرائیو پر رکھ کر محفوظ کرنا مفید ہے، جسے آپ صرف اس وقت کمپیوٹر سے منسلک کرتے ہیں جب آپ کو فائلوں کی ضرورت ہو۔ ناس کی ایک نقل یقیناً ایک اچھا حل ہے۔ ویسے، یہ جان لیں کہ ڈی وی ڈی ہمیشہ کے لیے نہیں چلتی اور ایک بیرونی ہارڈ ڈرائیو بھی فیل ہو سکتی ہے۔ اگر آپ واقعی یہ یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ کا ڈیٹا اچھی طرح سے محفوظ ہے، تو آپ M-Discs پر ایک نظر ڈال سکتے ہیں۔ یہ ایک خاص ڈی وی ڈی نما ڈسک ہے جو ایک ہزار سال تک چلنے کے لیے بنائی گئی ہے۔ آپ کو اس کے لیے ایک خاص برنر کی ضرورت ہے، لیکن ایک بار جل جانے کے بعد آپ کسی بھی DVD ریڈر میں M-Disc استعمال کر سکتے ہیں۔ لیکن ہم تصور کر سکتے ہیں کہ آپ کو لگتا ہے کہ یہ تھوڑی بہت اچھی چیز ہے۔ آپ اپنی فائلوں کو کلاؤڈ میں اسٹور کرنے کا انتخاب بھی کر سکتے ہیں، ہم تجویز کرتے ہیں کہ آپ یہ محفوظ طریقے سے کریں!

ٹپ 12: بیک اپ

اگر آپ اپنی تمام دستاویزات کو اسکین کرتے ہیں اور انہیں ڈیجیٹل طور پر اسٹور کرتے ہیں، تو آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ دستاویزات کو صحیح طریقے سے محفوظ کیا گیا ہے۔ بیک اپ بنانا ضروری ہے۔ یہ مختلف طریقوں سے کیا جا سکتا ہے۔ سب سے آسان طریقہ یہ ہے کہ ونڈوز کی بلٹ ان بیک اپ فیچر استعمال کریں۔ اس کے لیے آپ ایپ پر جائیں۔ ادارے ونڈوز 10 میں اور پھر اپ ڈیٹ اور سیکیورٹی / بیک اپ. پر کلک کریں ایک اسٹیشن شامل کریں۔ اور فہرست سے ایک (بیرونی) ڈرائیو کا انتخاب کریں۔ پھر کلک کریں۔ مزید زرائے. یقینی بنائیں ان فولڈرز کا بیک اپ لیں۔ آپ کے دستاویزات کے ساتھ فولڈر درمیان میں ہے۔ اگر نہیں، تو بٹن کے ساتھ اسے خود شامل کریں۔ ایک فولڈر شامل کریں۔. پر کلک کریں ابھی بیک اپ لیں۔ فوری طور پر بیک اپ کرنے کے لئے.

ٹپ 13: ونڈوز ایکسپلورر پلگ انز

آپ شاید ونڈوز ایکسپلورر کے ساتھ اپنے دستاویزات کا نظم کریں۔ بدقسمتی سے، یہ اتنا طاقتور نہیں ہے، لیکن کچھ اضافی سافٹ ویئر کے ساتھ آپ کچھ زیادہ کر سکتے ہیں۔ فولڈر آئیکو ٹول کے ساتھ، مثال کے طور پر، آپ بہتر جائزہ کے لیے ایکسپلورر میں فولڈرز کو رنگوں اور زمروں میں ترتیب دے سکتے ہیں۔ بدقسمتی سے، اس پلگ ان کی قیمت تھوڑی ہے: 10 ڈالر (تقریباً 8.85 یورو) فی کمپیوٹر۔ کلوور ٹول آپ کے ایکسپلورر کو کروم نما ٹیبز دیتا ہے۔ سیر بھی مفید ہے۔ macOS پر، اگر آپ کوئی فائل منتخب کرتے ہیں اور اسپیس بار کو دباتے ہیں، تو آپ جلدی سے اس کا جائزہ لے سکتے ہیں۔ سیئر کے ساتھ، وہ فعالیت بھی ایکسپلورر میں آتی ہے۔ اس طرح آپ اپنی تمام فائلوں کو بہت تیزی سے براؤز کر سکتے ہیں۔ ونڈوز ایکسپلورر پیش نظارہ ونڈو بہت اچھا کام نہیں کرتی ہے اور ہمیشہ بہت زیادہ جگہ لیتی ہے۔

سیئر آپ کی فائلوں کا پیش نظارہ براؤزنگ کو بہت تیز کرتا ہے۔

ٹپ 14: XYPlorer

بدقسمتی سے، ایکسپلورر کے پاس آپ کے خطوط اور رسیدوں کا مؤثر طریقے سے انتظام کرنے کے بہت محدود امکانات ہیں۔ پچھلے ٹپ کی طرح پلگ ان کے علاوہ، آپ متبادلات بھی دیکھ سکتے ہیں، جیسے کہ XYPlorer۔ اس پروگرام کے ساتھ آپ کے پاس فائلوں کو رنگ کے زمرے میں رکھنے اور تمام فائلوں پر لیبل لگانے کا اختیار ہے (ونڈوز ایکسپلورر صرف مخصوص فائل فارمیٹس کو لیبل کر سکتا ہے)۔ آپ ورچوئل کلیکشن بھی بنا سکتے ہیں، تلاش کے نتائج کو محفوظ کر سکتے ہیں اور یہ آپ کو دہرائے جانے والے کاموں میں مدد کر سکتا ہے۔ اس پروگرام کی لاگت 40 ڈالر ہے، جو تقریباً 34 یورو ہے۔ ایک اور آپشن ڈائریکٹری Opus 12 ہے، جو آپ کو رنگ کے لحاظ سے لیبل اور درجہ بندی کرنے کی بھی اجازت دیتا ہے۔ ڈائریکٹری اوپس کا ایک مفت ورژن ہے جو محدود فعالیت کے ساتھ دستیاب ہے۔

ٹپ 15: پی ڈی ایف اور ورڈ

اسکین شدہ پی ڈی ایف دستاویزات کو ورڈ کے جدید ورژن کے ساتھ کھولا جا سکتا ہے، جس کے بعد ورڈ خود بخود OCR کا اطلاق کرتا ہے اور اسے فوری طور پر سکین شدہ دستاویز میں تبدیل کر دیتا ہے۔ نتیجہ کا معیار ہر دستاویز میں مختلف ہوتا ہے۔ ہم جولائی 2017 کے اپڈیٹس کے ساتھ ورڈ 2016 استعمال کر رہے ہیں۔ ورڈ کھولیں اور کلک کریں۔ دیگر دستاویزات کھولیں۔ کے نچلے حصے میں. پر کلک کریں کے ذریعے پتی کرنے کے لئے اور اب پی ڈی ایف دستاویز کو براؤز کریں جسے آپ ورڈ فائل میں تبدیل کرنا چاہتے ہیں اور کلک کریں۔ کھولنے کے لئے. ایک پیغام ظاہر ہوتا ہے کہ دستاویز کو تبدیل کیا جا رہا ہے اور نتائج مختلف ہو سکتے ہیں: خاص طور پر خط یا رسید میں بہت سی تصاویر کے ساتھ، نتیجہ مایوس کن ہو گا۔ پر کلک کریں ٹھیک ہے اور تبدیلی ختم ہونے کے لیے تھوڑی دیر انتظار کریں۔ پھر آپ نتیجہ دیکھیں۔ مثالی طور پر، آپ docx فائل اور PDF فائل دونوں کو محفوظ کرتے ہیں، تاکہ آپ کے پاس ہمیشہ اصل موجود ہو۔

ٹپ 16: دستاویزات کا نظم کریں۔

اگر آپ واقعی اسے اپنی رسیدوں اور خاص طور پر خطوط کی ڈیجیٹائزیشن کے ساتھ سنجیدگی سے لینا چاہتے ہیں، تو آپ دستاویز کے انتظام کے نظام (DMS) پر ایک نظر ڈال سکتے ہیں۔ یہ آپ کو اپنے دستاویزات کو منظم طریقے سے ذخیرہ کرنے، ان کے ساتھ نوٹ منسلک کرنے اور آسانی سے ڈھونڈنے اور ترتیب دینے کی اجازت دیتا ہے۔ ایک مفت اور اچھا DMS Mayan EDMS ہے۔ اسے شروع کرنے کے لیے، آپ کو Docker کے ساتھ ایک سرور کی ضرورت ہے۔ ڈوکر متعدد NAS پر دستیاب ہے، لیکن اسے ونڈوز یا میک او ایس پر بھی انسٹال کیا جا سکتا ہے۔ یہاں پڑھیں کہ اسے کیسے حاصل کیا جائے۔