آپ کو وہ تمام ڈیٹا ٹائپ کرنے کی ضرورت نہیں ہے جو آپ کسی دستاویز میں ورڈ میں ون ٹو ون استعمال کرتے ہیں۔ سافٹ ویئر میں دوسرے پروگراموں سے ڈیٹا درآمد کرنے کے وسیع افعال ہیں۔ اس مضمون میں ہم آپ کو ایکسل جیسے دوسرے پروگراموں سے ڈیٹا کو درآمد اور لنک کرنے کے امکانات دکھائیں گے۔
اگر آپ کے پاس آفس سیریز کے دوسرے پیکجز ہیں، تو Word آپ کے دستاویز میں ان پروگراموں سے ڈیٹا درآمد کرنے کا امکان فراہم کرتا ہے۔ چاہے یہ ایکسل شیٹ یا رسائی، ایڈریس ڈیٹا یا سلائیڈز کے ڈیٹا سے متعلق ہو؛ آپ انہیں آسانی سے اپنے ورڈ دستاویز سے جوڑ سکتے ہیں۔ دوسرے پروگراموں سے ڈیٹا لنک کرنے کا فائدہ یہ ہے کہ آپ کو سورس پروگرام میں صرف ایک بار ڈیٹا تبدیل کرنا پڑتا ہے۔ لفظ پھر خود بخود تبدیلیاں آپ کے دستاویز میں منتقل کر دے گا۔ کبھی کبھی آپ کو اس ڈیٹا کو ریفریش کرنا پڑتا ہے۔
01 ایکسل سے ڈیٹا درآمد کریں۔
ایکسل بڑے پیمانے پر ڈیٹا داخل کرنے کے لیے استعمال ہوتا ہے۔ لیکن بعض اوقات آپ ڈیٹا کو براہ راست لنک کیے بغیر، ورڈ میں ایکسل فائل کا حصہ شامل کرنا چاہتے ہیں۔ مثال کے طور پر (a) ٹیبل کا حصہ۔ ورڈ اور ایکسل دونوں کے وسیع پیمانے پر کاپی اور پیسٹ کے افعال اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ ڈیٹا بشمول فارمیٹنگ، آپ کے دستاویز میں منتقل کیا جا سکتا ہے۔ اس مثال میں، ہم ایکسل سے ورڈ میں فارمیٹ کیے بغیر ایک سادہ ٹیبل کاپی کریں گے۔ ہم تمام خلیات کو منتخب کرتے ہیں، دائیں کلک کریں اور منتخب کریں نقل کرنا.
02 صحیح فارمیٹ کا انتخاب کرنا
ایکسل سے ورڈ میں ڈیٹا ڈالنے کا طریقہ اس پیسٹ فنکشن پر منحصر ہے جسے آپ بعد میں منتخب کرتے ہیں۔ ورڈ میں آپ اپنا ڈیٹا اپنی دستاویز میں مختلف طریقوں سے رکھ سکتے ہیں: فارمیٹنگ کے ساتھ پیسٹ کریں، تصویر کے طور پر پیسٹ کریں یا فارمیٹنگ کے بغیر پیسٹ کریں۔ پیسٹ کے اختیارات جو دستیاب ہوتے ہیں ان کا انحصار اس بات پر ہوتا ہے کہ کلپ بورڈ میں کس قسم کا ڈیٹا رکھا گیا ہے۔ اگر آپ ایکسل سے ٹیبل کاپی کرتے ہیں، تو آپ کے پاس پیسٹ کرنے کے زیادہ اختیارات ہیں اگر آپ سادہ متن، مثال کے طور پر، نوٹ پیڈ سے اپنے ورڈ دستاویز میں پیسٹ کرنا چاہتے ہیں۔
اگر آپ ایکسل سے ڈیٹا کو فارمیٹنگ کے بغیر ورڈ میں پیسٹ کرنا چاہتے ہیں، تو مینو میں سب سے دائیں بٹن، 'صرف ٹیکسٹ رکھیں' کو منتخب کریں۔ ورڈ پھر ایکسل سے ڈیٹا کو بغیر کسی اضافی کے براہ راست چسپاں کرتا ہے۔ ٹیبل میں ہر قطار کو الگ لائن پر چسپاں کیا جاتا ہے۔
03 فارمیٹ-محفوظ ٹیبل
اگر ٹیبل کو ایکسل میں بارڈرز، رنگوں، مختلف فونٹس اور رنگین سیلز کے ساتھ فارمیٹ کیا گیا ہے اور آپ اسے ورڈ میں ایک سے ایک کاپی کرنا چاہتے ہیں تو فنکشن کے لیے پیسٹ کے اختیارات میں سے انتخاب کریں۔ سورس فارمیٹنگ رکھیں.
ایکسل سے ٹیبل کاپی کرتے وقت، ورڈ میں موجود ڈیٹا کو بھی ٹیبل میں رکھا جاتا ہے۔ اس کا فائدہ یہ ہے کہ اب آپ ڈیٹا میں مزید ترمیم کر سکتے ہیں اور اگر ضروری ہو تو ٹیبل کے ڈیزائن کو ایڈجسٹ کر سکتے ہیں۔ اگر آپ ورڈ میں چسپاں ٹیبل پر کلک کریں گے تو ٹیب ربن میں بھی نظر آئے گا۔ ٹیبل ڈیزائن دستیاب. منتخب کردہ میز کے ساتھ آپ فوری طور پر ایک مختلف ڈیزائن کا اطلاق کر سکتے ہیں۔
اگر آپ صرف ایک سیل، قطار یا کالم کو ایڈجسٹ کرنا چاہتے ہیں تو اس پر ماؤس سے کلک کریں اور آپ اس کی خصوصیات کو تبدیل کر سکتے ہیں۔
04 ایکسل سے متحرک ڈیٹا
کبھی کبھی ایسا ہو سکتا ہے کہ ایکسل میں موجود ڈیٹا جو آپ اپنے ورڈ دستاویز میں استعمال کرنا چاہتے ہیں وہ متحرک ہو۔ یعنی ایکسل فائل میں ڈیٹا وقت کے ساتھ بدل سکتا ہے۔ پھر یہ ضروری ہے کہ ایکسل کا ڈیٹا جو ورڈ میں رکھا گیا ہے وہ سب سے حالیہ ہے۔ آپ Excel میں ڈیٹا کے لنک کو محفوظ کرتے ہوئے ورڈ میں ڈیٹا پیسٹ کر سکتے ہیں۔ اگر آپ یا کوئی اور ایکسل میں اصل ڈیٹا کو تبدیل کرتا ہے، تو وہ تبدیلیاں ورڈ میں بھی لاگو ہوں گی۔ یہ کام کرنے کے لیے، آپ کو ایکسل سے ڈیٹا کو ورڈ میں ایک خاص طریقے سے پیسٹ کرنا ہوگا۔ اس صورت میں، مینو سے . کے لیے پیسٹ کا انتخاب کریں۔ لنک کریں اور سورس فارمیٹنگ رکھیں.
جب ڈیٹا کو ورڈ میں چسپاں کیا جائے گا، تو آپ دیکھیں گے کہ ٹیبل کو ایک مختلف فنکشن دیا گیا ہے۔ اگر آپ ماؤس کے دائیں بٹن والے سیلز میں سے کسی ایک پر کلک کرتے ہیں تو آپ کو فہرست میں ایک نیا آپشن نظر آئے گا، یعنی لنک اپ ڈیٹ کریں۔. اگر ڈیٹا کو ایکسل میں تبدیل کیا گیا ہے، تو اسے براہ راست ورڈ میں تبدیل نہیں کیا جائے گا۔ دستاویز کے مالک کی حیثیت سے آپ جدول میں تازہ ترین ڈیٹا کو منتخب کر کے دکھا سکتے ہیں۔ لنک اپ ڈیٹ کریں۔.
05 فارمیٹ شدہ میزیں۔
اتفاق سے، یہ فنکشن اس وقت بھی کام کرتا ہے جب ایکسل میں ٹیبل کی اصل فارمیٹنگ بدل جاتی ہے۔ جیسے ہی، مثال کے طور پر، ایکسل میں لائنوں کا رنگ یا موٹائی تبدیل ہو جاتی ہے اور آپ ورڈ میں انتخاب کرتے ہیں۔ لنک اپ ڈیٹ کریں۔پھر وہ تبدیلیاں لفظ میں بھی ظاہر ہوتی ہیں۔ یقیناً اس سے آپ کے ورڈ دستاویز کی ترتیب کے لیے نقصانات بھی ہو سکتے ہیں۔ خوش قسمتی سے، اس کے لئے ایک حل ہے. اگر آپ چاہتے ہیں کہ صرف ایکسل کے سیلز میں موجود ڈیٹا کو کاپی کیا جائے، لیکن خود فارمیٹنگ نہیں، تو پیسٹ کا اختیار منتخب کریں۔ ہدف کی فہرستوں کو جوڑنا اور استعمال کرنا. ٹیبل کو اب ورڈ میں فارمیٹنگ کے بغیر کاپی کیا گیا ہے، لیکن سیلز میں موجود ڈیٹا خود ایکسل سے منسلک رہے گا اور آپ کے منتخب کرنے کے بعد کوئی بھی تبدیلی محفوظ ہو جائے گی۔ لنک اپ ڈیٹ کریں۔ ورڈ میں لاگو کیا گیا ہے۔
اگر ایکسل میں ٹیبل کو ڈیزائن تکنیکی نقطہ نظر سے تبدیل کیا گیا ہے، تو اس کا ورڈ میں ٹیبل کے لے آؤٹ پر مزید اثر نہیں پڑے گا۔
06 خطوط اور میلنگ بنائیں
آپ متعدد پتوں پر خط بھیجنے کے لیے بھی ورڈ کا استعمال کر سکتے ہیں۔ خوش قسمتی سے، آپ کو اس کے لیے ہر مکتوب کے لیے الگ خط بنانے کی ضرورت نہیں ہے، لیکن آپ ایک معیاری خط بنا سکتے ہیں۔ معیاری خط کے ساتھ آپ آسانی سے کئی لوگوں کو خط بھیج سکتے ہیں۔ آپ ڈیٹا بیس کو نام، پتے اور رہائش کے مقامات کے ساتھ ایسے معیاری خط سے جوڑتے ہیں۔ آپ اس فنکشن کو لفافے پرنٹ کرنے کے لیے بھی استعمال کر سکتے ہیں۔ اس مثال میں، ہم آپ کو دکھائیں گے کہ آپ کی دستاویز میں پتے خود بخود کیسے شامل کیے جائیں۔
07 ایڈریس فیلڈز بنائیں
آپ کے دستاویز میں نام اور پتے خود بخود داخل کرنے کے لیے ورڈ میں ایک خاص خصوصیت ہے۔ ربن میں آپ کو اس کے لیے ایک علیحدہ ٹیب ملے گا، جسے کہتے ہیں۔ میلنگ لسٹ. وہاں آپ Word کو موجودہ میلنگ لسٹ سے جوڑ سکتے ہیں، یا آپ یہاں سے ایک نئی فہرست بھی بنا سکتے ہیں۔
آپ کے پاس پہلے پتوں کی فہرست ہونی چاہیے۔ آپ اسے ورڈ میں خود بنا سکتے ہیں، لیکن آپ ایڈریس ڈیٹا کو نکالنے کے لیے Word کو مثال کے طور پر Excel سے لنک بھی کر سکتے ہیں۔ ہم سب سے پہلے آپ کو دکھائیں گے کہ ورڈ میں پتے کی تفصیلات کی اپنی فہرست کیسے بنائی جائے۔ ٹیب کے نیچے میلنگ لسٹ کیا آپ کو بٹن مل گیا ہے؟ پتے منتخب کریں۔. اس پر کلک کریں اور آپشن کا انتخاب کریں۔ نئی فہرست ٹائپ کریں۔.
اب ایک ونڈو ظاہر ہوگی جس میں آپ ایڈریس کی تفصیلات درج کر سکتے ہیں۔ اس مثال میں، ہم خود کو (فرضی) پتے کی تفصیلات تک محدود رکھتے ہیں جیسے کہ سلام، ابتدائی، کنیت، پتہ، پوسٹل کوڈ اور رہائش کی جگہ۔ ہر قطار کے لیے، ان لوگوں کی تفصیلات پُر کریں جنہیں آپ لکھنا چاہتے ہیں۔ بھرنے کے بعد، بٹن دبائیں۔ ٹھیک ہے فہرست کو بچانے کے لیے۔
ورڈ ایڈریس لسٹ کو مائیکروسافٹ ڈیٹا بیس کے طور پر اسٹور کرتا ہے (ایکسٹینشن .mdb کے ساتھ)، جس کا فائدہ یہ ہے کہ آپ آفس میں اس فائل کا استعمال جاری رکھ سکتے ہیں، اس لیے آپ کو ہر بار نئی ایڈریس لسٹ بنانے کی ضرورت نہیں ہے۔
اگر آپ نے ڈیٹا بیس کو ورڈ میں محفوظ کیا ہے، تو بٹن ربن میں ظاہر ہوگا۔ میل ضم کرنا شروع کریں۔ دستیاب. لیکن اس پر کلک کرنے سے پہلے، آپ کو پہلے اپنے خط میں اس پوزیشن کا تعین کرنا ہوگا جہاں آپ ایڈریس فیلڈ لگانا چاہتے ہیں۔ اسے رکھنے کے لیے، بٹن پر کلک کریں۔ ایڈریس بلاک.
08 ڈیٹا چیک کریں۔
اب آپ کو ایک نئی ونڈو نظر آئے گی جس میں آپ چیک کر سکتے ہیں کہ آیا ڈیٹا درست ہے۔ اصولی طور پر، آپ کو یہاں زیادہ تبدیل کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ اگر آپ نے ایک سادہ ایڈریس لسٹ بنائی ہے جس میں صرف پہلا اور آخری نام، گلی، گھر کا نمبر، زپ کوڈ اور شہر شامل ہیں اور تمام پتے آپ کے اپنے ملک میں ہیں، تو ورڈ عام طور پر اسے فوراً صحیح جگہ دیتا ہے۔ ترتیبات کو تبدیل کرنا صرف اس صورت میں مفید ہو سکتا ہے جب آپ بین الاقوامی خطوط بھی بھیجیں۔ اس کے بعد بٹن پر کلک کریں۔ ٹھیک ہے ، پھر Word ایک ٹیکسٹ کوڈ رکھتا ہے <>۔ وہ بلاک اشارہ کرتا ہے کہ ڈیٹا بیس کا ایڈریس ڈیٹا وہاں رکھا جائے گا۔
ربن کے اوپری حصے میں اب آپ کو اضافی بٹن نظر آئیں گے جن کی مدد سے آپ ان پتوں کے ساتھ حروف کو براؤز کر سکتے ہیں جو ابھی منسلک ہوئے ہیں۔ اس طرح آپ چیک کر سکتے ہیں کہ آیا خط پر ایڈریس کی تفصیلات درست طریقے سے بیان کی گئی ہیں۔ حروف کے ذریعے سکرول کرنے کے لیے تیر والے بٹنوں کے علاوہ، آپ کو ایک بٹن بھی ملے گا جسے کہتے ہیں۔ نتیجہ کی مثال. اس بٹن کو دبانے سے آپ فی خط پتے کی اصل تفصیلات بھی دیکھ سکتے ہیں۔
اب آپ فیصلہ کر سکتے ہیں کہ کیا آپ موجودہ منظر سے خوش ہیں، یا اگر آپ کچھ تبدیل کرنا چاہتے ہیں۔ لے آؤٹ، مثال کے طور پر، کیونکہ آپ پتوں کو تھوڑا بڑا پرنٹ کرنا چاہتے ہیں یا انہیں مختلف فونٹ فراہم کرنا چاہتے ہیں۔ آپ کو ہر حرف کے لیے الگ سے ایسا کرنے کی ضرورت نہیں ہے، لیکن آپ اپنی دستاویز میں بلاک <> کو منتخب کرکے ایک ہی بار میں ایسا کرسکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، آپ کو پہلے بٹن کو دوبارہ دبا کر ایڈریس کے پیش نظارہ کو غیر فعال کرنا ہوگا۔ نتیجہ کی مثال کلک کرنے کے لئے. تب ہی ایڈریس بلاک دوبارہ ظاہر ہوتا ہے۔ اپنی دستاویز میں <> کو منتخب کریں، اور آپ اس کی فارمیٹنگ کو تبدیل کر سکتے ہیں۔
09 دستاویزات کو ضم کریں۔
کیا آپ نتیجہ سے مطمئن ہیں؟ پھر آپ پتے کی تفصیلات کو اپنے خط کے ساتھ جوڑ سکتے ہیں۔ انضمام کے ساتھ، Word ہر خط پر ڈیٹا بیس سے منفرد ایڈریس کے ساتھ خط کی متعدد کاپیاں بناتا ہے۔ انضمام شروع کرنے کے لیے، ربن میں بٹن پر کلک کریں۔ ختم کریں اور ضم کریں۔، دائیں طرف تمام راستے۔ اب تین آپشنز ظاہر ہوں گے، منتخب کریں۔ دستاویزات پرنٹ کریں۔.
واضح کریں کہ آپ کون سے ریکارڈز پرنٹ کرنا چاہتے ہیں، عام طور پر آپ سب کچھ ایک ہی بار میں پرنٹ کرتے ہیں۔ ورڈ بٹن دبانے کے بعد کمانڈ بھیجتا ہے۔ ٹھیک ہے، پرنٹر پر اور آپ کے خطوط پرنٹ کیے جائیں گے۔
مشورہ: لیبل اور لفافے پرنٹ کریں۔
خطوط پرنٹ کرنے کے علاوہ، کیا آپ لفافوں یا لیبلوں پر پتے بھی پرنٹ کرنا چاہتے ہیں؟ پھر ربن کے بائیں جانب کا انتخاب کریں۔ لفافے۔ یا لیبلز. جب آپ ان دو بٹنوں میں سے کسی ایک پر کلک کرتے ہیں، تو Word آپ کے موجودہ دستاویز کی ترتیب کو لفافے یا لیبل میں تبدیل کر دیتا ہے۔ آپ مختلف فارمیٹس میں سے انتخاب کر سکتے ہیں۔
ایکسل سے 10 پتے درآمد کریں۔
آپ دوسرے پروگراموں سے ورڈ میں اپنی ایڈریس فائلیں بھی حاصل کر سکتے ہیں یا الگ فائل فارمیٹس کے ساتھ کام کر سکتے ہیں۔ ورڈ میں ایڈریس لسٹ فنکشن کے ذریعے داخل ہونا بعض اوقات کافی مشکل ہوتا ہے۔ یہ بہت درست کام ہے، اور غلط بٹن دبانے کا مطلب یہ ہو سکتا ہے کہ آپ کو دوبارہ ریکارڈ درج کرنا پڑے گا۔ اس کے علاوہ، ان پٹ ونڈو کا چھوٹا سائز متعدد ریکارڈز کے ساتھ کام کرنا مشکل بناتا ہے۔ اس صورت میں، ایک ایسے پروگرام کا انتخاب کرنا بہتر ہے جو ریکارڈز کو بہتر طریقے سے سنبھال سکے، جیسے کہ ایکسل یا - اگر آپ ڈیٹا بیس پروگراموں کے ساتھ کام کرنا چاہتے ہیں - رسائی۔ اس بنیادی کورس کے لیے ہم ایڈریس ڈیٹا درآمد کرنے کے لیے ایکسل کا استعمال کرتے ہیں، جو اس معاملے میں ٹھیک کام کرتا ہے۔ ایکسل مزید قطاروں کو استعمال کرنا بہت آسان بناتا ہے۔
اگر آپ کے پاس ایکسل میں اپنے ریکارڈز اچھی ترتیب میں ہیں، تو آپ انہیں آسانی سے ورڈ میں ایڈریس ڈیٹا بنانے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ ایکسل میں ہر قطار جسے ایڈریس ڈیٹا کے لیے ورڈ میں استعمال کیا جانا ہے، آپ ایک واضح نام دیتے ہیں: سلام, پہلا نام, آخری نام, گلی کا نام, گھر کا نمبر, ڈاک کامخصوص نمبر اور رہائش گاہ. وہ قطار پھر ٹیبل میں پہلی قطار ہے۔ درج ذیل قطاروں پر، ان پتوں کی تمام تفصیلات پُر کریں جنہیں آپ خط میں استعمال کرنا چاہتے ہیں۔
11 فائل محفوظ کریں۔
کیا آپ نے اپنی فائل مکمل کر لی ہے؟ پھر آپ اسے محفوظ کریں اور پھر ایکسل فائل سے ڈیٹا کو ایڈریس فائل کے طور پر درآمد کرنے کے لیے ورڈ پر جائیں۔ ایسا کرنے کے لیے، اس طرح آگے بڑھیں: ربن میں کلک کریں۔ میلنگ لسٹ پر پتے منتخب کریں۔ اور اسے منتخب کریں موجودہ فہرست استعمال کریں۔. پھر اپنی ایکسل فائل کو منتخب کریں۔
لفظ اب فائل کی تصدیق کے ساتھ آتا ہے۔ اگر آپ نے ایکسل میں جدول کو فارمیٹ کیا ہے، جیسا کہ ہماری مثال میں، ڈیٹا کی پہلی قطار کالم کے عنوانات پر مشتمل ہے۔ پھر ایک چیک ان ڈالیں۔ ڈیٹا کی پہلی قطار کالم کے عنوانات پر مشتمل ہے۔. لفظ اس کو پہچانتا ہے، اور اس لیے آپ آسانی سے اپنی دستاویز میں صحیح جگہ پر صحیح فیلڈز لگا سکتے ہیں۔
12 فیلڈز کی وضاحت کریں۔
ایڈریس لسٹ کے ذریعے ایڈریس ڈیٹا امپورٹ کرنے کے برعکس، آپ کو ایکسل سے ڈیٹا امپورٹ کرتے وقت فیلڈز کو الگ سے بتانا پڑتا ہے۔ آپ کی ایکسل فائل کا ہر کالم ورڈ میں ایک الگ بلاک بن جاتا ہے جس میں آخر کار ایڈریس کا پورا فیلڈ ہوتا ہے۔ پر ربن میں میلنگ لسٹ آپ کو ایک بٹن ملے گا جس کا نام ہے۔ ضم فیلڈز داخل کریں۔. اس مینو کے تحت آپ کو ایکسل شیٹ سے تمام کالم مل جائیں گے۔ اب آپ صحیح نام پر کلک کرکے اسے اپنی دستاویز میں رکھ سکتے ہیں۔ پہلے کرسر کو رکھیں جہاں آپ پہلی فیلڈ داخل کرنا چاہتے ہیں، ہماری مثال میں یہ ہے۔ سلام.
اپنے ورڈ دستاویز میں ہر فیلڈ کے درمیان ایک جگہ رکھیں تاکہ سلام، پہلا نام اور آخری نام ایک ساتھ نہ رکھا جائے، جیسا کہ ذیل میں:
<><><>
اب ایک نئی لائن کے لیے ایک انٹر دیں، اور اس کے نیچے فیلڈز رکھیں گلی کا نام اور گھر کا نمبر، دوبارہ درمیان میں ایک جگہ کے ساتھ:
<><>
اور آخری لائن پر آپ نے ڈال دیا۔ ڈاک کامخصوص نمبر اور رہائش گاہ، یہاں بھی درمیان میں ایک جگہ کے ساتھ:
<><>
اپنے ورڈ دستاویز میں انفرادی فیلڈز کو شامل کرنے کا فائدہ یہ ہے کہ آپ انہیں اپنے خط میں کہیں بھی استعمال کر سکتے ہیں۔ اس طرح آپ ایکسل فائل کے ڈیٹا کی بنیاد پر ذاتی خط لکھ سکتے ہیں۔
