گوگل ڈرائیو ایک بیرونی آرکائیو کی جگہ کے طور پر یا فائلوں کو شیئر کرنے کے لیے مفید ہے۔ لیکن جسمانی ذخیرہ کرنے کی جگہ کی طرح، یہ تیزی سے گندگی بن جاتی ہے۔ کیا آپ کی Google Drive بھی ایک بہتے ہوئے فائلنگ کیبنٹ کی طرح نظر آتی ہے؟ پھر تنظیم پر کام کریں۔ اس مضمون میں تجاویز کے ساتھ آپ اپنی گوگل ڈرائیو کو صاف کر سکتے ہیں تاکہ آپ کو ایک جائزہ مل سکے۔
فہرست دیکھیں
آپ فیصلہ کرتے ہیں کہ آپ Google Drive میں فولڈرز اور فائلوں کو کس طرح ڈسپلے کرتے ہیں: فہرست یا گرڈ ویو میں۔ اگر آپ لسٹ ویو کے لیے جاتے ہیں، تو آپ لائن سپیسنگ سیٹ کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، اس گیئر پر کلک کریں جہاں آپ سیٹنگ چاہتے ہیں۔ کثافت ڈھونڈتا ہے اس ڈراپ ڈاؤن مینو میں آپ لسٹ لائنوں کی کثافت کو سیٹ کرتے ہیں۔ کمپیکٹ, کافی یا بہت کشادہ.
بہت سے صارفین جب گوگل ڈرائیو میں فائلوں کو ترتیب دینا چاہتے ہیں تو اسکرین کے مرکز پر توجہ مرکوز کرتے ہیں۔ یہ بہتر ہے کہ آپ اپنے فولڈرز کو منظم کرنے کے لیے بائیں نیویگیشن بار کی پیروی کریں اور منتخب فولڈر کے مواد کو دیکھنے کے لیے آپ اسکرین کے مرکز کو محفوظ رکھیں۔
منظم کریں۔
کیا آپ کے پاس آپ کی گوگل ڈرائیو میں کئی دستاویزات پڑے ہیں جو فولڈرز میں صاف ستھرا نہیں ہیں؟ پھر آپ جانتے ہیں کہ کچھ غلط ہے۔ اس طرح آپ دوسروں کے لیے مشکل بناتے ہیں - خاص طور پر کسی تنظیم میں۔ تو ذیلی فولڈرز کے ساتھ کام کریں؛ جو آپ کی فائلوں کو چھوٹے مخصوص گروپس میں تقسیم کرنے میں مدد کرتا ہے۔ ہمیشہ ایک معنی خیز منفرد عہدہ استعمال کریں جو مختصر اور میٹھا ہو تاکہ الجھن پیدا نہ ہو۔ اور جس طرح سے آپ فولڈرز اور فائلوں کو نام دیتے ہیں اس سے مطابقت رکھیں۔
اگر آپ نمبر یا نمبر کے ساتھ فولڈر شروع کر سکتے ہیں، تو موقع ہاتھ سے نہ جانے دیں۔ یہ خود بخود آپ کے فولڈرز کو بصری طور پر منظم کرتا ہے۔ خالی جگہوں اور اوقاف کے نشانات سے محتاط رہیں۔ لہذا 2019 کی تصاویر کا استعمال نہ کریں بلکہ 2019_Photos کا استعمال کریں۔ آپ غیر ترتیب شدہ فائلوں کے لیے ایک فولڈر استعمال کر سکتے ہیں، لیکن جتنا ہو سکے اس سے بچیں۔ اس طرح کا فولڈر متفرق جلد ہی اگلی ردی الماری بن جاتا ہے۔
رنگ
گوگل ڈرائیو میں، تمام فولڈرز بطور ڈیفالٹ سرمئی رنگ میں دکھائے جاتے ہیں، لیکن آپ اپنے فولڈرز میں 24 رنگ شامل کر سکتے ہیں۔ سائڈبار یا مین ونڈو میں فولڈر پر دائیں کلک کریں اور کمانڈ استعمال کریں۔ رنگ تبدیل کریں۔. پھر مطلوبہ رنگ منتخب کریں۔ چونکہ فولڈر کے نام مواد کا حوالہ دیتے ہیں، آپ رنگوں کو کسی اور جہت کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، آپ ایسے فولڈرز یا ذیلی فولڈرز کو چھوڑ سکتے ہیں جن میں وہ کام ہے جو آپ نے پہلے ہی گرے کر دیا ہے۔ لیکن آپ فولڈر بناتے ہیں جس میں آپ سبز کام کرتے ہیں، مثال کے طور پر. اگر آپ اپنے موجودہ معاملات تک فوری رسائی حاصل کرنا چاہتے ہیں تو سبز فولڈرز کو منتخب کریں۔
اگر آپ مشترکہ فولڈرز کے ساتھ کام کرتے ہیں جو مختلف گروپس کے لیے ہیں، تو آپ ٹیم یلو کے لیے ایک پیلا فولڈر اور ٹیم ریڈ کے لیے ایک سرخ فولڈر بنا سکتے ہیں۔ یا آپ اپنے ڈاؤن لوڈ فولڈرز یا اپنے ذاتی فولڈرز کو رنگ دیتے ہیں۔ شاید یہ سمجھ میں آتا ہے کہ ہر پروجیکٹ کا رنگ مختلف ہو جاتا ہے؟
ستارے کے ساتھ
اوپر بائیں طرف، Google Drive زمرہ جات کی فہرست دیتا ہے: میری ڈرائیو، میرے ساتھ اشتراک کردہ، حالیہ، اور ستارہ دار۔ ستارے کی دستاویزات جو آپ اکثر استعمال کرتے ہیں۔ آپ کسی دستاویز پر دائیں کلک کرکے ایسا کرتے ہیں۔ اس طرح کے ستارے کے ساتھ آپ دوبارہ تلاش کو محفوظ کرتے ہیں۔
اس کے علاوہ، ستارے اس بات کی نشاندہی کرنے کے لیے کارآمد ہیں کہ آپ کو ابھی تک کن دستاویزات کو ختم کرنا ہے۔ جب کام ہو جائے تو ستارہ ہٹا دیں۔ اگر آپ اسے بھول جاتے ہیں، تو ستارہ فائل کی فہرست بھی تیزی سے بھر سکتی ہے۔
Google Drive کو خالی کریں۔
گوگل کلاؤڈ اسٹوریج سروسز کے علمبرداروں میں سے ایک تھا جس نے 10 جی بی مفت اسٹوریج کی دہلیز کو عبور کیا۔ اب ہر صارف کے پاس 15 جی بی مفت اسٹوریج ہے۔ یہ بہت اچھا لگتا ہے، لیکن کوئی بھی جو بڑی ویڈیو فائلیں، بہت سی ہائی ریزولوشن فوٹوز اور بڑی پی ڈی ایف فائلیں اپ لوڈ کرتا ہے وہ محسوس کرے گا کہ یہ کوٹہ بھی محدود ہے۔ گوگل کے پاس ذخیرہ کرنے کی گنجائش کا حساب لگانے کا اپنا طریقہ بھی ہے۔ وہ 15GB کی حد صرف آپ کی Drive میں موجود ہر چیز پر لاگو نہیں ہوتی، بلکہ Gmail میں آپ کے تمام پیغامات اور منسلکات پر بھی لاگو ہوتی ہے۔
اپنے میل باکسز کو باقاعدگی سے صاف کرنے اور بڑی منسلکات کو حذف کرنے کی تمام زیادہ وجہ۔ آپ Google کی Drive سٹوریج کی ویب سائٹ پر اپنے اسٹوریج کی تفصیلات دیکھ سکتے ہیں۔ تاہم، آپ جو دستاویزات Google Docs، Slides اور Sheets کے ساتھ بناتے ہیں وہ آپ کے Google Drive اسٹوریج میں شمار نہیں ہوتے ہیں۔ لہذا آپ گوگل کے مقامی فارمیٹ میں کام کرکے اپنی گوگل ڈرائیو کو سلم رکھیں۔
15 جی بی کی حد کے اندر رہنے کے لیے آپ جس طرح سے گوگل فوٹوز استعمال کرتے ہیں وہ بھی اہم ہے۔ اگر آپ گوگل فوٹوز استعمال کرتے ہیں، تو آپ سیٹنگز کے ذریعے تصاویر کو محفوظ کر سکتے ہیں۔ اعلی معیار (2048 x 2048 پکسلز) کے بجائے اصلl یہ آپ کو لامحدود تصاویر کو ذخیرہ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اگر آپ گوگل کو انہیں 1080p (فل ایچ ڈی) پر کمپریس کرنے کی اجازت دیتے ہیں تو ویڈیوز کے لیے بھی یہی ہے۔
جب آپ کے پاس دستیاب جگہ اور آپ کے محفوظ کردہ ڈیٹا کا جائزہ ہو تو آپ صفائی شروع کر سکتے ہیں۔ سیکشن کو منتخب کریں۔ میری ڈرائیو اور لسٹ ویو پر سوئچ کریں۔ نیچے بائیں طرف آپ دیکھ سکتے ہیں کہ آپ فی الحال کتنی اسٹوریج کی جگہ استعمال کر رہے ہیں۔ چونکہ Google ان فائلوں کو شمار نہیں کرتا جو دوسرے آپ کے ساتھ آپ کے کوٹے کے خلاف شیئر کرتے ہیں، اس لیے یہ پوچھنا بہتر ہے کہ کون سی فائلیں واقعی آپ کی اپنی ہیں۔ اس لیے سرچ فنکشن کا استعمال کریں اور نیچے کی طرف اشارہ کرنے والے تیر پر سرچ باکس پر کلک کریں، تاکہ آپ باکس کو تلاش کر سکیں۔ مالک اختیار میری ملکیت ہے۔ منتخب کر سکتے ہیں۔ نیلے بٹن پر کلک کریں۔ تلاش کرنے کے لئے اور آپ کو اپنی مرضی کی فائلوں کی فہرست ملے گی۔ ان دستاویزات کو حذف کریں جن کی آپ کو مزید ضرورت نہیں ہے۔
چونکہ اب آپ ویسے بھی تنظیمی موڈ میں ہیں، آپ ان چیزوں کو فوری طور پر پھینک دیتے ہیں جنہیں آپ اب استعمال نہیں کرتے ہیں۔ جب آپ گوگل ڈرائیو سے کسی فائل کو ڈیلیٹ کرتے ہیں، تو وہ کوڑے دان میں چلا جاتا ہے۔ کوڑے دان میں موجود تمام فائلیں وہیں رہیں گی اور اس وقت تک ذخیرہ کرنے کی جگہ لیں گی جب تک کہ آپ کوڑے دان کو خالی نہیں کر دیتے۔
اگر آپ جس دستاویز کو حذف کر رہے ہیں وہ ایک فائل ہے جسے کوئی اور آپ کے ساتھ شیئر کرتا ہے، تو فائل صرف آپ کے لیے حذف کی جائے گی۔ اگر یہ ایک دستاویز ہے جسے آپ دوسروں کے ساتھ شیئر کرتے ہیں، اگر آپ اسے خود سے حذف کر دیتے ہیں تو وہ دوسرے لوگ بھی اس تک رسائی سے محروم ہو جائیں گے۔ جب آپ فائلوں کو حذف کرتے ہیں تو Drive تصدیقی پیغام نہیں دکھاتی ہے، لیکن آپ کو بٹن کے ساتھ حذف کو کالعدم کرنے کا موقع ملتا ہے۔ کالعدم.
مشترکہ دستاویزات کاپی کریں۔
زمرہ دیکھیں میرےساتھ اشتراک کیا. یہاں بھی فائلوں اور فولڈرز کی گڑبڑ ہو سکتی ہے۔ آپ ایسی مشترکہ فائل کو گوگل ڈرائیو کے کسی بھی فولڈر میں منتقل کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لئے، دائیں کلک کمانڈ کا استعمال کریں پر منتقل. لیکن یاد رکھیں کہ ایسی مشترکہ فائل ہمیشہ اصل مالک کی ملکیت رہتی ہے۔ وہ اسے ہمیشہ حذف کر سکتا ہے اور پھر یہ آپ کے ساتھ بھی غائب ہو جاتا ہے۔ اگر یہ ایک فائل ہے جسے آپ واقعی کھونا نہیں چاہتے ہیں، تو آپ حفاظت کی خاطر اس فائل کی ایک کاپی بنا سکتے ہیں۔
اس طرح کی کاپی اب اس صارف کے ساتھ وابستہ نہیں ہے جس نے اسے اصل میں شیئر کیا تھا۔ تو نئی کاپی سب آپ کی ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، مشترکہ فائل پر دائیں کلک کریں اور کمانڈ کا انتخاب کریں۔ ایک کاپی بنائیں. وہ کاپی میری ڈرائیو پر ظاہر ہوگی نہ کہ میرے ساتھ اشتراک کردہ زمرہ میں۔
پی ڈی ایف فائلوں کو تبدیل کریں۔
کیا آپ کی گوگل ڈرائیو پر بہت سی پی ڈی ایف فائلیں ہیں؟ جب بڑی فائلوں کی بات آتی ہے، تو آپ انہیں Google Docs فارمیٹ میں تبدیل کر کے جگہ بچا سکتے ہیں۔ سب کے بعد، آپ جانتے ہیں کہ یہ آپ کے زیر قبضہ اسٹوریج کی جگہ کے حساب میں شامل نہیں ہیں. آپ فائل پر دائیں کلک کرکے اس تبدیلی کو انجام دیتے ہیں، جس کے بعد آپ کمانڈ چلاتے ہیں۔ کے ساتھ کھولیں۔ منتخب کرتا ہے، اس کے بعد گوگل کے دستاویزات. نتیجہ پی ڈی ایف فائل کے بالکل اسی نام کے ساتھ ایک گوگل دستاویز ہے۔
پھر آپ پی ڈی ایف فائل کو ڈیلیٹ کر سکتے ہیں۔ کوڑے دان کو خالی کرنا نہ بھولیں۔ آپ Google Drive کی ترتیبات میں تمام اپ لوڈ کردہ فائلوں کو بطور ڈیفالٹ Google Docs فارمیٹ میں تبدیل کرنے کا عہد بھی کر سکتے ہیں۔
علامتی روابط
آخر میں، فرض کریں کہ آپ ایک ہی فائل کی کئی کاپیاں گوگل ڈرائیو پر مختلف فولڈرز میں رکھنا چاہتے ہیں۔ مثال کے طور پر، آپ نے دوسرے لوگوں کے ساتھ کئی فولڈرز کا اشتراک کیا ہے اور کچھ دستاویزات تمام ٹیموں کے لیے ہیں۔ آپ چاہتے ہیں کہ جب کوئی اس فائل کی ایک کاپی پر کچھ تبدیل کرتا ہے، تو وہ تبدیلیاں فوری طور پر تمام کاپیوں پر لاگو ہوجاتی ہیں۔ یہ علامتی ربط سے ممکن ہے۔ آپ اصل میں اس فائل کا ایک عرف بناتے ہیں۔
وہ فائل منتخب کریں جس سے آپ علامتی لنک بنانا چاہتے ہیں اور کلیدی مجموعہ Shift+Z استعمال کریں۔ یہ ایک منی مینو لائے گا جس میں آپ اشارہ کریں گے کہ علامتی لنک کو کس فولڈر میں جانا چاہیے۔ Shift+Z شارٹ کٹ ونڈوز اور macOS پر کام کرتا ہے۔ آپ کی بورڈ شارٹ کٹ فائلوں اور فولڈرز دونوں پر لاگو کر سکتے ہیں۔ جب آپ مین فائل کو ڈیلیٹ کرتے ہیں تو علامتی لنکس بھی غائب ہو جائیں گے۔
